Първите дни в Coherent Solutions Bulgaria

Мария Рангелова – Специалист „Човешки ресурси“ в Coherent Solutions Bulgaria. Снимка: Личен архив

В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти във водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време отнема периодът по онбординг, какво да очакват новите служители в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в Coherent Solutions Bulgaria от Мария Рангелова – Специалист „Човешки ресурси“. Mария има над 7 години опит в oбластта на човешките ресурси, привличането и задържането на професионалисти в ИТ сектора. През 2021 г. става част от екипа на Coherent Solutions и участва активно в подбора на нови кадри, онбординг и развиването на рефералната програма.

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
Всеки наш колега има възможност да избере откъде да работи – от офиса, напълно дистанционно или в хибриден режим. Работното ни време е гъвкаво, както и ние самите, затова и предлагаме както виртуален трейнинг, така и такъв на място. Около 9:30 часа човек от нашия админ екип посреща новия човек, следва формалната част с подпис на документи и въвеждане. С remote колегите се чуваме онлайн, а документите и техниката се изпращат по куриер предварително.

По-интересната част за тези, които са избрали офиса, е обиколката за добре дошъл, по време на която го запознаваме с всички колеги, които са на работа в този ден, разбира се, не пропускаме и кухнята, където може да си направи кафе, да обядва с колеги или пък да поиграе тенис на маса, плейстейшън или други игри с колегите в почивките.

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
Приобщаването на нов колега е важно за всяка организация и разбирането ни е, че този процес трябва да започне преди постъпването на работа. Комуникираме в детайли въпросите, които го вълнуват, стремим се да накараме човек да се чувства част от колектива и да засилваме това чувство във времето, защото нашата работна среда е позитивна, приятелска и неформална. Когато имаме фирмени събития, каним на тях и колеги, на които им предстои да започнат в компанията. Така имат възможност да се запознаят предварително с част от екипа в неформална среда.

В допълнение новите ни колеги получават персонализиран подарък за добре дошли в екипа.

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
Процесът на въвеждане на новите колеги в работата е подобен, въпреки различните позиции и екипи. Всеки преминава през няколко вътрешни трейнинга и презентации за компанията, получава достъп до вътрешните ни системи. Всеки департамент си има разработени обучения и полезни онлайн материали, които постоянно се обогатяват и развиват. На ниво департамент всеки новозапочващ колега има персонален груп мениджър, чиито основни функции са да го подпомогне в адаптацията, да подкрепя техническото му развитие, да предоставя релевантна обратна връзка за представянето му в проекта, да го „навигира“ по време на работата  в компанията.

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
HR прави административен онбординг и спомага за приобщаването на новия служител, а системните администратори – технически онбординг, който е особено полезен на ремоут хората. Също така от първата седмица новият колега има свой груп мениджър, който да подпомогне интегрирането му в компанията. Департмънт мениджърите провеждат срещи с новодошлите колеги, за да ги запознаят с повече детайли за процесите и политиките в отдела. Всеки проект, от своя страна, има предвиден онбординг за по-плавно и поетапно навлизане в домейна, технологиите и екипа. В много случаи новият колега е прикрепен към опитен колега от екипа, който му помага да се ориентира през първите месеци в проекта. Управителят представя в отделна среща мисията, културата и целите, за да даде дългосрочна и генерална визия за компанията. Нe на последно място, колегите винаги са готови да съдействат с каквото е нужно на новопостъпилите.

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
При стартиране новият служител получава Welcome e-mail, който включва много полезни линкове, включително и дигитален Employee Handbook, отново разказващ повече за мисията и визията на компанията. Информацията включва линкове към полезни контакти, социални придобивки, вътрешни политики и процеси и други материали, които помагат човек да се ориентира лесно и ефективно на новото си работно място. В компанията също имаме вътрешна платформа, която ползваме както за директна комуникация на ниво компания; създаване на групи по интереси; така и за  събрана на едно място актуална информация под формата на Knowledge Library.

Техническите департаменти имат презентации; разработени трейнинги и други ресурси, предоставяни онлайн.

Всеки проект има разработени собствени материали за онбординг и специфични трейнинги.

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Първоначалното въвеждане в работата, запознаване с екипа, провеждане на началните обучения, създаване на акаунти за вътрешните системи, включването в проектната фаза отнема до няколко седмици. Впоследствие навлизането на всеки човек е строго индивидуално и зависи изцяло от неговата позиция, проект, предишен опит и умения за възприятие и адаптивност.

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Едно от основните предизвикателства е, че хората се онобордват в международни екипи и голяма част от тях не са в офиса. Преодоляваме го с много активна онлайн комуникация, организиране на съвместни онлайн или присъствени събития. На локално административно ниво се стараем да проверяваме често как се чувстват хората, да им помагаме да си организират мини събития по екипи и да се събират в офиса.

Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му  към екипа?
В началото, когато новият колега навлиза по проект, прекият му ръководител съблюдава прогреса на новия служител от гледна точка на изпълнение на работните задължения, но и на интегрирането му в екипа. Паралелно, новият колега има регулярни срещи с груп мениджъра си, на които се обсъжда навлизането му в проекта и компанията. HR също се свързва редовно с новите колеги, за да се улесни адаптацията в компанията и да се помогне по административни въпроси при нужда. Събраната обратна връзка от новите колеги допринася и за постоянно развитие и подобряване на онбординга ни.

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Това, което винаги съветваме новите си колеги, е да дойдат на първо място с усмивка и желание за учене на нови неща. Да са мотивирани, фокусирани и да вярват в себе си. Осъзнаваме, че всяко ново начало е предизвикателство, затова се стараем човек да се чувства комфортно и да споделяме дългосрочно позитивни работни емоции.

Вижте по какви проекти работи Coherent Solutions