Първите дни в Milestone Systems

Симона Рачкова - HR Coordinator в Milestone Systems (вляво), и Мюжден Мехмедова-Жожгова - HR Manager в Milestone Systems. Снимки: Личен архив

В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти във водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време отнема периодът по онбординг, какво да очакват новите служители в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в Milestone Systems от Мюжден Мехмедова-Жожгова (HR Manager) и Симона Рачкова (HR Coordinator).

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
Първият работен ден в Milestone Systems като всяко ново начало е вълнуващо преживяване, на моменти съпроводено с елемент на забавна суматоха.  Всеки новопостъпващ  може да очаква топло посрещане, множество запознанства с колегите и щипка офис хумор. Началото на работния ден се уговаря между служителя и неговия мениджър, като това обичайно е 09:00 часа. Първият ден обикновено протича на място, в офиса на компанията, тъй като е обвързан с получаване на техника, среща с представител на People & Culture екипа и опознавателна обиколка на самия офис. Всички тези процеси следва да бъдат ръководени от мениджъра на новия служител, но в случай че той отсъства, колегата ще бъде посрещнат от друг член на съответния екип или от P&C (People and Culture). 

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
Milestone осигурява обширен Welcome пакет. На първия си работен ден всеки получава Welcome имейл, съдържащ линк към ключови информационни източници, като новият колега има задачата да се запознае с политиките на компанията. Също така ежемесечно провеждаме две New Hire Orientation презентации. Първата презентация се изнася от представител на P&C и Finance екипите, като чрез нея новите служители се запознават с историята на Milestone, отличителната ни култура, придобивките и основни, специфични за компанията, финансови въпроси. Втората част на Hew Hire Orientation е водена от представител на Technology групата, както и на Sales екипа, като тук запознаваме служителите с технологичната структура и стратегия на Milestone, както и с детайли относно продажбите на софтуера ни. Втората презентация завършва с посещение на нашия Concept Center.  Там всеки служител вижда как всъщност работи основният ни продукт – Xprotect (софтуер за видео мениджмънт), в реални условия. Това се постига чрез симулация на градска среда (макет на град от лего), която се наблюдава от различни устройства, управлявани от XProtect. През първите месеци от постъпването си в Milestone, всеки постоянен служител бива поканен и на Bootcamp в датския ни офис, организиран на всяко тримесечие. По време на Bootcamp-а нови колеги от цял свят се срещат помежду си и преминават през динамични опознавателни игри и задълбочено представяне на компанията от самите C-level. 

Освен общите за компанията онбординг процеси, всеки екип има своя индивидуална традиция за приветстване на нов колега, но организирането на обяд с екипа е нещо като еталон. 

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
В Milestone се гордеем с това, че в локалния офис имаме служители от различни отдели на компанията и с това, че сме мултифункционална локация. Сред отделите ни са тези за софтуерна разработка, продукти, продажби, техническа поддръжка, обучение на партньори и клиенти, ИТ и т.н.

Всеки отдел и дори екип има разработен план за онбординг, персонализиран според ролята на новопостъпилия служител. Например в отдела за софтуерна разработка колегите организират  интерактивен уъркшоп Developer Academy,  в който посвещават време на инсталацията и функционалностите на продукта ни XProtect ,но също така и agile процесите, и инструменти, които прилагат в процеса на разработка. 

При екипите, ангажирани в продажбите и техническата поддръжка на нашия софтуер, има различни обучения и сертификации във връзка с продуктите на Milestone. При всички важи преминаването на обучение и онбординг в системите и специфичен софтуер, с който колегите работят в зависимост от отговорностите им. Възможно е в онбординг процеса да бъдат включени обучения, които касаят soft skills като управление на времето, даване на обратна връзка и т.н.

В Concept Center-а всеки служител може да види как работи основният продукт на компанията – Xprotect (софтуер за видео мениджмънт), в реални условия. Снимка: Milestone Systems

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
Най-важното за нашата организационна култура е новият служител да има възможност да се свързва и общува с останалите колеги свободно, затова много често всеки нов колега има ментор, който да помага в адаптацията и опознаването на начините на работа в компанията. Освен всичко изброено дотук, в духа на People First културата ни, в Milestone силно вярваме в баланса между работата и личния живот, управлението на стреса и личностното израстване. За постигането на тези цели, ние осигуряваме на служителите си ежемесечни лекции на теми, свързани със здравословно хранене, спорт и психология. Предлагаме достъп до различни платформи за учене, като Coursera и Pluralsight, а разполагаме и с Employee Assistance програма, през която служителите ни получават консултации със специалисти от различни сфери. Чрез предоставяне на изцяло покрита от нас мултиспорт карта ние насърчаваме редовното движение, което е ключово за плавна и спокойна адаптация към новата среда.  

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Срокът на въвеждане на новия служител може да е различен в зависимост от екипа и естеството на работата.  Продължителността може да бъде от няколко седмици до няколко месеца. Обичайно, дори да протичат обучения, целта ни е да включим  постепенно, но и активно,  новия служител в екипните цели с конкретни задачи.

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Приемаме обратната връзка от новопостъпилите служители за нещо полезно, затова и усъвършенстването на онбординг процесите е постоянно усилие от страна на лидерите, People & Culture екипа и всички участници в процеса. Не изключваме грешките и те се случват, затова и в организационната ни култура е заложено непрекъснатото учене и професионално развитие.

Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му към екипа?
Степента на готовност за работа и приобщаване към екипа в Milestone считаме за строго индивидуални, тъй като зависят от немалко фактори – естеството на работа, големината на екипа, дали екипът е глобален и комуникацията предимно виртуална, колко време продължават първоначалните обучения. Всеки лидер в Milestone има редовни индивидуални срещи (one to one) с  членовете в екипа си и това е един от начините да се калибрира готовността на новия член да работи върху актуални задачи. Редовните екипни срещи са друг начин за новопостъпилите да разберат повече за текущите проекти и цели на екипа, в които те могат да допринесат.

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
Основните участници в онбординг процеса са People & Culture, IT и Facility екипите, както и лидерът на екипa. Мениджърът има задача да поръча необходимата техника за новия си служител и да изготви подробен онбординг план, чрез който да въведе човека в естеството на работата. Колегите от IT подготвят въпросната техника и създават необходимите вътрешни акаунти на служителя. P&C подготвят документацията, свързана с постъпването на работа, а съвместно с Facility екипа се организират фирмените придобивки, както и Welcome to Milestone подаръчният пакет, който новият колега може да очаква на бюрото си в първия работен ден. 

Welcome Пакетът за всички новодошли колеги в компанията. Снимка: Milestone Systems

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Първият работен ден в Milestone Systems, както и самият онбординг период са отработени и изпипани процеси, в които всеки представител на организацията добре познава ролята си. От тази гледна точка самият служител не поема отговорност за подготовка на каквото и да е, освен това да не забравя предварително поисканите от P&C стартови документи, както и доброто си настроение.

Вижте профила и актуалните позиции за работа на Milestone Systems Bulgaria EOOD в JOBS.bg

Вижте още от рубриката ПЪРВИТЕ ДНИ В...

Първите дни в Progress
Първите дни в Delta Source
Първите дни във Фрапорт Туин Стар Еърпорт Мениджмънт
Първите дни в StorPool
Първите дни в Еником М и Каре България
Първите дни в DataArt
Първите дни в Arco Real Estate
Първите дни в Blankfactor
Първите дни в А1 България
Първите дни в NOTO
Първите дни в Технополис и Практикер
Първите дни в KFC/Самекс
Първите дни в Kaufland България
Първите дни в Аурубис България