Първите дни в CluneTech

Мила Цветкова - Специалист „Човешки ресурси“ в CluneTech. Снимка: CluneTech

В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ професионалисти във водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време отнема периодът по онбординг, какво да очакват новите служители в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги? Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в CluneTech от  Мила Цветкова, специалист „Човешки ресурси“ във финтех компанията.

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
Предвид това, че в групата ни има седем бизнеса, множество различни отдели и работни смени и че част от колегите работят в офиса, а други изцяло отдалечено, онбордингът може да протече по много различен начин. 

Човекът, с когото се среща всеки нов колега на първия му работен ден, е неговият пряк ръководител. Задача на мениджъра или тиймлидера е да запознае новия служител с останалите членове на екипа, да му покаже работното място, нашата вътрешнофирмена платформа за комуникации и да го насочи към списъка със задължителни обучения и задачи, през които трябва да премине.

Общо за всички ни е старанието ни новите колеги да навлязат в работата спокойно и уверено.  

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
Бих искала да разкажа за моя първи работен ден, тъй като съм част от HR екипа на CluneTech от сравнително скоро, а и защото той беше от голямо значение за положителната ми оценка за работното място като цяло. 

Ден преди започването ми имах подробна информация къде и кого трябва да потърся при идването си в офиса. Най-силно впечатление ми направи това, че всички членове на HR екипа, дори тези, които работят отдалечено, бяха дошли да се срещнат с мен. Още в самото начало бях запозната с основните процеси във фирмата, структурата на групата, ключовите за всички наши бизнеси мениджъри. Колега от ИТ екипа беше на мое разположение за всички настройки и достъпи до системи, които ще използвам в ежедневната си работа, а от мениджъра си и колегите в отдела получих информация как ще протича работният ми ден. 

Организацията бе отлична, а аз бях посрещната много топло, което бързо стопи притесненията ми от започването на работа в изцяло нова за мен индустрия.

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
Новите служители изпълняват серия от задачи от така наречения Onboarding Checklist в нашата HR система. Такива са обученията за информационна сигурност, запознаването с политиките на компанията и други. Всички новопостъпили колеги получават от отдел „Човешки ресурси“ имейл с достъп до въвеждащо онлайн обучение, с което да се запознаят с компаниите в групата ни, допълнителните ни придобивки и начина им на използване, вътрешнофирмената ни платформа за комуникации, HR системата ни и всичко най-важно, свързано с престоя им във фирмата. След приключване на тази първа серия от задачи, всеки един преминава през специфични за позицията му обучения – те могат да бъдат както онлайн, така и проведени от по-старши член или мениджъра на екипа, но най-често са  комбинация и от двете.  

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
За нас онбордингът започва още в момента на приемане на оферта за работа от кандидата. На този етап много важна е ролята на специалистите по подбор на персонал и колегите от отдел „Човешки ресурси“, които са подготвили серия от имейли и Employee Entry Checklist, които превеждат кандидатите през процеса по подготовка на техните документи и постъпването им на работа по достъпен и интуитивен начин. Незаменима е и помощта на колегите от ИТ отдела ни, които се грижат за техническото  обезпечаване на новите служители. Не на последно място по важност са мениджърите и членовете на екипа, в който ще работи новият колега, тъй като те са хората, които го въвеждат в същинските процеси и се грижат за това да се чувства добре и приет. Работим в перфектен синхрон и координация помежду си, за да осигурим наистина гладко протичане на процеса. 

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
Освен задължителното за всички техническо оборудване новите ни колеги получават красив и функционален стартов пакет. Той включва безжични слушалки, бележник, химикал, бутилка за вода и картичка, с която споделяме четирите ценности на нашия екип: иновации, уважение, страст и отборен дух.

Електронното подписване на документи, което въведохме през изминалата година, дава възможност колегите да спестят идването си до офиса и да подписват трудовоправни документи в удобно за тях време.   

Във вътрешнофирмената ни платформа за комуникации имаме специално виртуално пространство, наречено New Hires Space, в което новите колеги да получат отговори на най-често задаваните от тях въпроси.

От много години имаме инициатива, наречена Welcome Wednesday, в която на всички нови колеги по света правим кратки интервюта, които споделяме в нашата платформа за вътрешни комуникации. Целта на интервютата е да видим новите ни колеги в по-забавна светлина, да скъсим дистанцията помежду ни и да улесним свързването на лица с имена, което е особено важно при международни и дистанционни екипи, каквито при нас има много често. 

Голяма роля за адаптирането на новите служители и сплотяването на екипите ни имат тиймбилдинг събитията в компанията. Имаме ежемесечни забавни или благотворителни и доброволчески инициативи, на които присъстват хора от различните бизнеси. Освен тях колегите ни имат годишен бюджет за тиймбилдинг, бюджет за отпразнуване на годишнина във фирмата, което позволява на хората в един отдел да се събират и сами помежду си. Всичко това е в помощ на по-бързата адаптация и приобщаване на новите хора.

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Времето от изпращане на документите за започване на работа на кандидата до първия му работен ден е обикновено една седмица. Общите за всички служители на групата обучения могат да бъдат изпълнени в рамките на първите няколко работни дни, а обученията, свързани с работата варират много в зависимост от позицията на новия колега. 

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Наемането на все повече служители, които работят дистанционно със сигурност беше предизвикателство във времето след ковид, когато и нашата компания, както много други, отвори вратите си за кандидати от всички краища на страната. С времето успяхме да създадем добре работещи процеси, включително и въвеждането на електронно подписване на документите за започване на работа. Това намали както времето за онбординг, така и количеството използвана хартия, вредни емисии и разходи за транспорт. Това са средно 30 000 листа и 800 куриерски пратки на година.

За всички нововъведения, свързани с управлението на нови служители, тази година спечелихме и отличие от престижния конкурс b2b Media Employer Branding Awards,  което е доказателство, че постигнатите от нас в тази посока резултати са наистина значими. 

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Нека дойде на работа с усмивка и спокойствие, че е в сигурни ръце. За всичко останало сме се погрижили ние!

Вижте профила и актуалните позиции за работа на CluneTech / ТАКСБЕК ЕООД в JOBS.bg

Вижте още от рубриката ПЪРВИТЕ ДНИ В...

Първите дни в ПОК Доверие
Първите дни в BILLA България
Първите дни в Proxiad SEE
Първите дни в Coherent Solutions Bulgaria
Първите дни в Milestone Systems
Първите дни в Progress
Първите дни в Delta Source
Първите дни във Фрапорт Туин Стар Еърпорт Мениджмънт
Първите дни в StorPool
Първите дни в Еником М и Каре България
Първите дни в DataArt
Първите дни в Arco Real Estate
Първите дни в Blankfactor
Първите дни в А1 България
Първите дни в NOTO
Първите дни в Технополис и Практикер
Първите дни в KFC/Самекс
Първите дни в Kaufland България
Първите дни в Аурубис България