Първите дни в Proxiad SEE

Милица Андонова от People and Culture екипа на Proxiad SEE. Снимка: Proxiad SEE

В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти във водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време отнема периодът по онбординг, какво да очакват новите служители в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в Proxiad SEE от Милица Андонова, част от People and Culture екипа на технологичната компания.

Първият работен ден в Proxiad SEE започва в 10:00 часа с посрещане от представител на People and Culture Team. В случай че обстоятелствата не налагат виртуална среща, държим на директния контакт, тъй като вярваме, че играе решаваща роля в адаптацията към новата работна среда и атмосфера.

Започваме срещата с план за деня – какво да очаква и с кого ще се срещне новият ни колега. Продължаваме с теми, свързани с културата, политиките и организационната структура на нашата компания, важни документи и процедури, допълнителни придобивки, инициативи, които провеждаме. Покриваме и практическите аспекти, свързани с обучение за платформите и системите, които ще използва, комуникационните канали в организацията. Предоставяме техниката  заедно с информация за създадените акаунти. Тази среща дава на новодошлия основните знания, необходими, за да се чувства ориентиран за основните процеси и политики на работа. Правим и опознавателна обиколка на офис пространството в съответния град, в който започва – София, Скопие или Пловдив.

След като приключи срещата с People and Culture Team, новият колега се поема от мениджъра на екипа, в който ще работи. На този етап се  организира среща с колегите му, както и въвеждането в самата работа – онбординг план за позицията, етапите на навлизане, изискванията и спецификите на проекта и съответната позиция, необходимостта от допълнителни обучения. 

Разбирайки значението на първия ден за формиране  на положителна нагласа при служителите, се стремим да създадем процес на адаптиране, който не само смекчава стреса, свързан с новото начало, но също така поставя старта  на ползотворно и пълноценно професионално преживяване в рамките на нашата организация.

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
Атмосферата на работа в компанията е изключително приятелска и всички са отворени да съдействат и подпомагат новите хора в екипа.  Културата в Proxiad SEE е насочена към това всеки един колега да спомага за създаване на среда, в която се насърчават въпросите и помощта е леснодостъпна. 

Провеждаме и стажантска програма, в която въвеждането и адаптирането на новите хора се подпомагат от ментор и така нареченото buddy.  Менторът е човекът, който проследява целия процес, провежда регулярни срещи със стажанта, за да проследи прогреса му, отговаря на въпроси. Buddy обикновено е колега /по-възможност преминал най-скоро през програмата/, към когото стажантът се обръща при затруднение, нужда от насоки и съдействие по поставените задачи, без да има притеснения. 

Комбинацията от срещи на живо или виртуални такива, изчерпателните  информативни и опознавателни сесии и всичко изброено по-горе, играе съществена роля в процеса на адаптиране и изграждане на  чувство за принадлежност към екипа.

Самите нови колеги, биват също представяни пред цялата компания посредством специално създадена за това рубрика в нашия месечен бюлетин.

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
Ние сме компания, предоставяща IT продукти и услуги, и работим с много и различни клиенти. Тук от голямо значение е тяхната специфика, профил и изисквания за необходимите обучения за съответната позиция.

Разбира се, предоставяме възможността и всеки служител сам да заяви желаните от него обучения, които да премине през годината, надграждайки знанията и уменията си или добивайки допълнителна квалификация.

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
С всеки нов служител имаме първоначално комуникация чрез  имейл за добре дошъл, който съдържа въвеждаща презентация. Тя представлява ценен наръчник с линкове и препратки към основни документи, вътрешни платформи и други полезни ресурси. По този начин новият член на екипа има незабавен достъп до основните инструменти и информация, необходими за безпроблемна интеграция в работния процес. Разполагаме и с вътрешен информационен портал, в който може да открие полезни материали, видеа и статии, които да допълнят знанията на новите колеги. 

Организираме както формални опознавателни срещи с екипа, така и неформални събирания, на които новите хора имат възможност да се опознаят и създадат по-близки контакти с колеги не само от своя екип. Разбира се, стараем се всеки нов колега да почувства и да знае, че винаги може да се обърне към People and Culture Team, когато има въпроси или има нужда от съдействие. 

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Продължителността и вариантите за въвеждане на нов колега, зависят от доста фактори – от проекта, позицията, която заема, професионалния опит на новия служител, специфичните изисквания на проекта – и според това могат да варират в рамките от 1 до 6 месеца. 

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Не бих казала, че срещаме особени предизвикателства в процеса по онбордване на новите колеги. Наясно сме, че хората са различни и съответно имат нужда от различно време и методи за усвояване на нова информация. Затова в процеса на въвеждане в работа на един нов човек са важни индивидуалният подход, провеждането на регулярни срещи с прекия ръководител, на които да получава конструктивна обратна връзка, насоки и съдействие за справяне с предизвикателствата на новата позиция. Важно е да се вземат навременни мерки при необходимост, за да бъде максимално улеснен и гладък процесът и за двете страни.

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Да бъдат спокойни преди всичко, тъй като Proxiad SEE е място, в което приятелското отношение и приемствеността са на първо място. Осъзнаваме колко важно е човек да се чувства комфортно и спокойно на работно си място, да бъде ефективен в работата си и затова се стремим да създаваме точно такава атмосфера.