Първите дни в tbi bank

Шанис Андонова - Мениджър „Подбор на кадри“ в централния офис на tbi bank в София. Снимка: Economy.bg

В новата рубриката на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти от водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време е периодът по онбординг, какво да очакват новопостъпилите в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги.

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в tbi bank от Шанис Андонова - Мениджър „Подбор на кадри“ в централния офис на банката в София.

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията?
Първият работен ден е естествен преход от подбора към встъпването в длъжност за новия служител. Съвместно с екип „Оперативни автоматизации“ дигитализирахме и опростихме процеса за подготовка на необходимите документи, достъпа до системите и получаването на техника. По този начин всичко необходимо е готово за служителя още преди той да е започнал работа при нас. Всеки нов колега получава подарък за добре дошъл, а следващата част от деня му преминава в запознаване с колегите и обстановката.  

В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
В зависимост от работния модел служителят може да започне дистанционно или от наш офис. Ако е в централния ни офис – първият човек, когото среща, е усмихната дама на рецепция, а след това представител на нашия онбординг екип. Ако е от вкъщи – служителят има онлайн среща първо със своя пряк ръководител, а след това и с колега от техническа поддръжка, който съдейства за настройката на парола за достъп до ключовите системи. Независимо дали колегата започва дистанционно в централния ни офис, или в наш център за обслужване на клиенти в страната, винаги се стараем той да се почувства добре дошъл и да получи отговори на всичките си въпроси.

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
Нашите експерти по подбор изграждат топли и дългосрочни връзки със своите кандидати и когато започва нов колега, те са в офиса, за да се запознаят с него на живо. Ако пък новият служител започва работа дистанционно или в локация извън София, се организира онлайн среща, на която ги приветстват в компанията. Това е ключов момент и кара новите служители да се почувстват сигурни. По този начин, въпреки че идват в изцяло нова среда, в нея има нещо познато, а именно - човекът, който е бил до тях в целия процес и на когото вече имат доверие. 

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
Първите обучения, които преминават всички служители, са интерактивни видеа и съдържат информация за културата, ценностите и целите на tbi. В допълнение към тях предоставяме обучителни видеа, които дават информация за работата на различни екипи в банката. Разбира се, всеки мениджър създава онбординг план за новия служител, с който предоставя всички нужни ресурси, които да му помогнат в навлизането в своята позиция. В зависимост от нея осигуряваме и други специфични обучения, например всеки мениджър на екип преминава през лидерска академия, на която се разглеждат редица добри практики като планиране и организиране или поставяне на цели за развитие.  

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
Участниците в онбординг процеса започват с експерта по подбор на персонала, който отправя работната оферта. След това се включват колегите от нашия онбординг екип и администриране на персонала, мениджъра на служителя, колегите в екипа и всички, които имат допирни точки с ежедневната работа на новия служител. Дори колегата от техническа поддръжка, който помага за създаване на парола за имейл, е част от онбординг процеса. Всеки, с когото новият служител комуникира през първите 3-6 месеца от своето назначаване, играе важна роля в процеса по интегриране в компанията и оставя следа. 

„Тук не спазваме дрескод, така че по отношение на облеклото не е нужна специална подготовка. Дори и облечен с тениска и дънки, всеки новопостъпил служител ще бъде приветстван топло“, казва Шанис. Снимка: Economy.bg

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
Достъп до нужните за работа системи, информация за вътрешни процеси и процедури, продуктите и услугите, които предлагаме, са основни и важни ресурси, които предоставяме на всеки служител. Интересно нещо, което внедрихме наскоро, е чатбот на базата на изкуствен интелект, който отговаря на въпроси, свързани с всички наши вътрешни политики и регулации. По този начин всички нови служители могат да намерят отговори на редица въпроси бързо, лесно и изцяло дигитално.

В продължение на въвеждащото обучение на новоназначен в tbi колега, използваме и няколко анкети, които всеки попълва на различен етап от своя онбординг. По този начин разбираме как се чувства той на база на предварително установени ключови критерии – какви са впечатленията му до момента, има ли всичко нужно, за да работи ефективно, наясно ли е какви са ключовите му показатели за ефективност и др. Чрез отговорите можем да разберем дали има нещо, от което служителят има нужда, за да вземем нужните мерки своевременно.

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Процесът продължава между 3 и 6 месеца в зависимост от позицията и служителя. В допълнение към вече споменатите по-горе инструменти най-важният, който мениджърът предоставя, е гъвкавостта в отношенията. За нас е важно да имаме персонален подход към всеки. Въпреки че онбординг планът е предварително рамкиран, се стараем да се напаснем изцяло спрямо темпото на служителя.

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Не мога да дефинирам конкретни предизвикателства, с които се срещаме, защото те са естествена част от работата ни. Когато има такива, те са индивидуални и ги адресираме на база на спецификите около тях. Индустрията, в която работим, е много динамична и винаги има място за подобрение. Стремим се да бъдем конкурентни и да се развиваме постоянно.

Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му към екипа? 
Този показател се измерва още в процеса по подбор, когато оценяваме компетенциите на кандидата, неговия опит и мотивация да се присъедини към нашия екип. В допълнение към това нашият онбординг план включва конкретни цели, които се споделят с новия служител още в първите дни. Насърчаваме служителите също да споделят с мениджъра си своите очаквания към него и позицията. По този начин се създава предпоставка за прозрачна комуникация и двете страни разбират какво се очаква от тях в следващите 3-6 месеца.

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
На първо място да не очаква формална корпоративна среда. Тук не спазваме дрескод, така че по отношение на облеклото не е нужна специална подготовка. Дори и облечен с тениска и дънки, всеки новопостъпил служител ще бъде приветстван топло. Трябва само да донесе доброто си настроение, а за останалото ще се погрижим ние.

Вижте профила и актуалните позиции за работа на tbi bank в JOBS.bg