Първите дни в NOTO

Цанислав Генчев - Мениджър „Човешки ресурси“ в НОТО. Снимка: Личен архив

В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти във водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време отнема периодът по онбординг, какво да очакват новите служители в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в българската технологична  компания НОТО от Цанислав Генчев - мениджър „Човешки ресурси“. НОТО разработва софтуер за превенция на финансови измами и пране на пари. Компанията стартира с първите си клиенти през 2017 г., като оттогава продължава да разраства екипа си. Базирана е в България, а повечето от клиентите са международни.   

Цанислав Генчев има петгодишен опит в HR сферата, като е работил за международни компании в автомобилния, земеделския и ритейл сектора. Има бакалавърска степен в направление „Финансов мениджмънт и маркетинг“ от ВУЗФ. Комуникационен консултант е на голяма американска фондация, работеща за укрепването на частния сектор и свързаните с това демократични институции в страната. Повече от 5 години е гост-обучител в менторската програма ABLE Mentor по темата за кариерно ориентиране и развитие, подкрепя няколко младежки програми и организации в България.

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
За нас въвеждането на новия колега започва още при потвърждаването на офертата за работа. Добра практика е да му връчим офертата по време на разговор с мениджъра, в който му споделяме обратна връзка, впечатления и първи си очаквания към него – така сме сигурни, че сверяваме очакванията си взаимно, преди той също да избере нас. Разбира се, му изпращаме локацията на офиса и инфо за първия ден, който го очаква. Ако стартира онлайн, за да започне на спокойствие, му изпращаме покана с линк към онлайн среща на личния имейл, за да не утежняваме организационния процес за него. За първия ден сме подготвили всички необходими ресурси – техниката, достъпи, документи. Обикновено каним новите колеги около 10 ч. в офиса (или онлайн), за да могат да започнат деня си и да се подготвят на спокойствие. Посрещаме ги, запознаваме с основните колеги, разходка из офиса, подписване на договор, настройка на хардуер. Добра практика е да обядват със своя нов пряк ръководител и (или) екип, както и с екип „Човешки ресурси“. После прекият ръководител е организирал програмата за първия ден, като тя е с по-скоро социален характер – запознанство с колегите в екипа, въвеждане, споделяне на очаквания и онбординг план.

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
Ние сме разрастващ се екип от над 60 професионалисти, но плоската ни и приятелска култура ни позволява много бързо да адаптираме новите колеги към средата. Обикновено мениджърите ни звънят на новите колеги още преди първия ден, за да ги окуражат и информират за първия ден, а после започват активно да прекарват време с тях. Имаме добри практики в каналите за комуникация да споделяме визитки на новите колеги, да им споделим кои са техните колеги, с които на първо време трябва да се запознаят, кои са темите, които да обсъдят. Екипите ни, които се занимават с клиентите и продукта ни са вече успешно адаптирали buddy практики, където по-опитните колеги обучават и въвеждат новите и помагат на мениджърите в тези им функции. Добра практика, която колегите в търговския и в продуктовия ни екип вече са въвели, е хората в техните екипи да направят „опознавателна обиколка“ на всички останали отдели в компанията, като интервюират другите колеги или прекарат време с тях в работата им, за да я опознаят по-добре. Това е инициатива, която дойде от самите колеги. Ние в HR екипа, от друга страна, периодично имаме срещи с новопостъпилите колеги и техните мениджъри, за да проверяваме как се чувстват, как върви въвеждането, и им помагаме чрез коучинг, съвети или различни инструменти, ако има нужда. Така сме сигурни, че винаги гледаме тук, сега и напред вместо назад. Комуникацията между колегите е предимно в чат, обаждания и на живо – така поддържаме много близка и приятелска комуникация, което повишава бързо нивото на доверие у новите колеги. 

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
Ние имаме собствен продукт, доста интересен, но и комплексен. Това означава, че независимо дали новите колеги идват от нашата индустрия, или от друга, винаги трябва да насочим усилия да ги адаптираме към нашата ниша, бизнес, клиенти и продукт. Вече сме отрепетирали с по-опитни колеги, всеки от които е специализиран в определена област (клиенти, продукт, системи и т.н.), да поемат част от онбординга на всеки нов човек в компанията. Стараем се да пазим добър баланс – колегите от технологичния екип да имат не само функционални обучения, но и срещи с колегите от екип операции, където е по-активната работа с продукта и клиентите. В първите месеци ние сме активната страна да организираме обученията на новопостъпилите, после започваме да очакваме и изискваме от тях да надграждат уменията и знанията си и периодично да ни дават обратна връзка какво очакват и какво целят.

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
На предна линия, разбира се, са неговият пряк ръководител и екип. Насърчаваме нашите мениджъри да поддържат седмични 1:1 срещи с новите колеги, на които да си създадат „защитена среда“ и среда на доверие и споделяне, където могат да изговорят акцентите от седмицата, какво е свършил новият колега, какво следва, от какво има нужда и как се чувства. На втори план са неговите колеги – по-опитните (но не само) колеги имат конкретни задачи, с които да го въведат и да му помогнат постепенно да навлезе в ролята си. На трети план, но не по важност, са колегите от другите отдели, които може да разполагат с по-специфично знание, необходимо на новия колега – например да опознае по-добре продукта, бизнеса, клиентите, процеса на интеграция, системите ни и други.

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
Освен необходимите хардуер и софтуер всеки отдел си има собствените вътрешни процеси, политики, процедури и добри практики, които поетапно започва да споделя с новия колега, като често търсим и тяхната обратна връзка и „свеж поглед“, преди да навлязат и да се адаптират към нашата култура и реалност. В самото начало получават достъп до наръчник, който съдържа информация за структурата на компанията, екипите, техните дейности, всички свързани HR теми и въпроси за човека и възможности, които компанията му предоставя като вътрешни програми, придобивки и други. Търговският ни екип сам инициира интересен проект – създадохме документ, в който всеки екип описва по разбираем за другите начин какво работи, как допринася за НОТО, по какви въпроси може да го търсят колегите и какви умения може да им помогне да придобият. Имаме също добър дизайн на Онбординг план, който включва няколко компонента: измерители на представянето за 1, 2, 3 и до 6 месеца, ключови задачи и ресурси, необходими достъпи, ключови хора, с които да се срещне на всеки етап, темите които да обсъди с тях, знанието, което му трябва, и уменията, които очакваме да демонстрира. Опитваме да създаваме конкретни, реалистични очаквания, за да остане по-важният въпрос „Как?“, върху който работим активно с колегата и се водим най-вече по тяхната обратна връзка. 

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Нямаме стандартизиран подход, тъй като екипите са доста разнообразни и ключово значение има нивото на опитност и позицията на новопостъпилия колега. Общата ни визия с лидерския екип е, че се стремим новият колега да е наясно с работата си не по-късно от третия месец. За да го постигнем, стимулираме ежедневна обратна връзка, buddyб взаимоотношения с по-опитни колеги, подобряваме ресурсите за вътрешна информация (политики, процеси, процедури, добри практики и т.н.), ясни очаквания как се измерва неговото представяне и активно търсене на обратна връзка от какво има нужда, с какво се справя добре, какво може да прави по-добре и как да му помогнем за това. В края на третия месец имаме среща за калибриране с мениджъра, колегата и HR екипа за обмен на обратна връзка, впечатления и план за продължение или подобрение в следващите 3 месеца. Но дебело подчертавам отново, че силно насърчаваме навременната обратна връзка – считаме за лоша практика да дадем обратна връзка на колега за натрупали се във времето неща, без да сме ги адресирали навреме. Следваме правилото, че колкото повече се натрупва нещо, толкова по-трудно е да се разреши след това.

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Разбира се, най-голямото ни предизвикателство е планирането на онбординг периода и стъпките и реализацията по план. Ако планирането е по-лесният процес, защото знаеш кое е правилно и логично, идва сблъсъкът с реалността, където, от една страна, стоят индивидуалните специфики на новия колега (скоростта на учене, подходът му към въвеждането му, нивото на опит), от друга – ресурсите на компанията – ние работим в бързопроменяща се индустрия и в постоянно надбягване с пазара, конкуренцията, очакванията на клиентите ни. Това е и голям плюс, тъй като стимулира предприемачески насочена среда, където иновациите, идеите и умните решения бързо намират реализация, а това може да е една допълнителна стъпка в онбординга на нов колега, за която трябва да се адаптира. Решението на това предизвикателство е едно – активна и навременна комуникация и обратна връзка. 

Как измервате степента на готовност за работа и приобщаване към екипа на новия служител?
Всеки екип и всяка позиция според нивото ѝ има дефинирани основни задължения и показатели, които се очаква новият колега да започне да покрива в процеса на въвеждане. Понякога те са флуидни, тъй като много от функциите в компанията тепърва се изграждат, но опитваме да сме максимално реалистични към очакванията към колегите спрямо техните опит и познания. Тук разчитаме до голяма степен на експертизата на нашите мениджъри – всички изключително опитни с богат финтех опит във финансови компании, институции и с отлични технологични познания. Освен ежеседмичните срещи с директните мениджъри, имаме чести срещи с HR екипа, в повечето случаи на 1-вия, 3-тия и 5-ия месец, в които калибрираме къде сме – какво следва – как да го постигнем. Разчитаме много на обратната връзка на новия колега и активното му въвличане.

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Много често описваме културата си като предприемаческа. Работим здраво, защото създаваме интересен и иновативен продукт, поддържаме високо ниво на удовлетвореност на клиентите ни, но захранваме всичко това с много сплотен и силен екипен дух. Комуникацията е изключително неформална и отворена, всеки има свободата да дава предложения, да създава новости, да оптимизира. Работим гъвкаво по отношение на работното време, място, задачите – всеки може да си намери своето темпо. Фокус при нас са добрите резултати, взаимоотношенията с колегите и удовлетвореността на клиентите ни. Казвайки всичкото това, бих посъветвал новите колеги да си поставят за лична цел да ни изпреварват във всичко – в обучението, в постигането на резултати, в идеите и иновациите. Така допринасяш за растежа на стартъп, така растеш и ти. А ние сме зад теб с екипа и ресурсите, с които разполагаме.