За облеклото, допустимото закъснение и прекъсванията на събеседниците вижте какви насоки сподели експертът Цветомир Стефанов
Цветомир Стефанов - експерт по бизнес етикет и корпоративен протокол и началник отдел „Комуникации, дигитален маркетинг и управление на събития“ във „Фрапорт Туин Стар Еърпорт Мениджмънт“. Снимка: личен архив.
„Добрите маниери ще ви отворят врати, които и най-доброто образование не е в състояние да отвори“, напомня Цветомир Стефанов - експерт и водещ на обучения по бизнес етикет, корпоративен протокол и комуникации. Свързахме се с него, за да поговорим за приемливото и очаквано поведение по време на работни онлайн срещи. Ето какво сподели той пред екипа на Economy.bg:
Какъв е диапазонът на допустимо закъснение при онлайн среща?
Винаги съветвам да се спазва точно уговореното време за започването на една среща – било то физическа, или онлайн. Особено ако е първата от поредица такива за деня или за конкретна тематика, то етикетът предполага да отделим време предварително (обикновено в порядъка на 5 – 10 мин. преди старта на срещата), за да тестваме дали всичко е наред със свързаността ни към мрежата, камерата, микрофона и слушалките ни (ако не сме сами в помещението). Това е особено важно, за да избегнем „губенето на време“ с тези технически детайли в началото на срещата. Разбира се, ако това е невъзможно поради някаква основателна причина, то закъснение е допустимо в рамките на 5 мин. (в редки случаи и до 10 мин., ако сме уведомили непосредствено преди старта на срещата и останалите участници в нея). Много важно е да се отбележи, че появата ни навреме за срещи е не само част от добрия бизнес етикет, но преди всичко е показателна за отговорността, която проявяваме както към нашето собствено време, така и към това на останалите участници. Една от най-важните характеристики на професионалния ни образ, който градим през кариерата ни, е именно отношението ни към времето. То е много ценно за всички, тъй като е ограничено като ресурс.
Цветомир Стефанов е експерт и водещ на обучения по бизнес етикет, корпоративен протокол и комуникации с дългогодишен професионален опит. Заема позицията Началник отдел „Комуникации, дигитален маркетинг и управление на събития“ във „Фрапорт Туин Стар Еърпорт Мениджмънт“ АД – компанията концесионер на летище Бургас и летище Варна. Има богат натрупан професионален опит в Банка ДСК, където е заемал позициите „Мениджър работодателска марка и иновации“ и Ръководител „Корпоративен протокол“, където задълбочава и развива своите интереси в тази тематика. Опитът му в сферата на комуникациите е придобит вследствие на работата му като PR в Национален дворец на културата (НДК) и като “Редактор Новини” в телевизиите TV7 и NEWS7. Притежава две следмагистърски квалификации от London School of Public Relations (LSPR) по PR и управление на репутацията и социални медии и маркетинг на съдържанието. Бакалавър и магистър по социология от Нов български университет (НБУ) и от СУ „Св. Климент Охридски“. Завършил е десетки курсове и специализации по корпоративен протокол, етикет и комуникации. За активната му работа в сферата на публичните комуникации печели последователно две поредни национални награди „Дестинация България“ за принос в развитието и утвърждаването на туристически продукт за 2022 г. и за успешен мениджмънт в комуникациите за 2023 г. Носител е и на комуникационната награда Master of Media Space 2015 за своята работа в Националния дворец на културата.
Трябва ли по време на онлайн срещи да се придържаме към облеклото и цялостната си визия, които поддържаме в офис среда, или неформалното облекло е приемливо?
Това е въпрос, около който се дебатира доста усилено, особено след бума на home office работата и свързаните с нея онлайн срещи. Моят съвет е за онлайн срещите да се придържаме към облеклото, което бихме носили, ако срещата ни се провежда физически в офиса. Това е не само важно за изграждането и поддържането на професионалния ни имидж, но е признак и за уважение към останалите участници в срещата, подчертавайки значимостта на съответната тема. Важно е да се вземе предвид и характерът на срещата – дали е изцяло вътрешна за компанията ни, само с колеги, или има и външни за компанията ни участници. Защо го подчертавам? Тъй като има вече доста компании, в които дрескодът, ако изобщо има такъв, не е строго официален, като понякога дори се поощрява фирмена култура на носене на небрежно облекло по време на работа. В такъв случай можем да си позволим появата ни в подобни дрехи, но ако външните за компанията участници в срещата не са наясно с тези вътрешни порядки, то можете както вие, така и самите те да се почувствате дискомфортно от тази разлика във външния вид. За щастие или не, живеем във време, в което бизнес етикетът и протоколът силно се деформализират, но трябва да преценяваме предварително в доколко неформален вид можем да се появяваме на срещите ни в зависимост от техния характер, участници и работна тематика.
Бихте ли споделили насоки, които помагат да се избегне прекъсването на другите участници в срещата?
Едва ли има човек, който не е бил прекъсван по време на онлайн среща, така че всички сме наясно колко неприятен и дори дразнещ може да бъде един такъв епизод от нея. За разлика от физическите срещи, когато имаме много по-голяма зрителна възможност за наблюдение върху езика на тялото на останалите участници, чрез което да забележим ясно кога някой се подготвя да каже нещо, то при онлайн срещите виждаме хората като „малки прозорчета“, а докато презентираме онлайн, понякога нямаме възможност да видим никого. Това провокира и тези прекъсвания, които могат да влошат продуктивността на срещата. За да бъде избегнато това, винаги посочвам някои дребни, но ефективни насоки. На първо място в старта на срещата, ако няма предварително зададен ред, то определете ролите на участниците – кой ще бъде „презентатор“, „администратор“ или „фасилитатор“, така че да има човек, който да следи внимателно разговора и да дава думата на всеки желаещ да вземе отношение по темата. На следващо място, винаги след като спрете да говорите, изключвайте микрофона ви – понякога страничните шумове могат да разконцентрират останалите участници и дори да ги прекъснат, ако са прекалено силни. Друга важна насока, за която насърчавам всички да следват, е активното слушане. То е полезно, тъй като по този начин можете да проследявате не само детайлите, но и динамиката на разговора. А тя е важна, тъй като така следите за естествените паузи, които настъпват след изказванията, и можете да се включите, за да кажете на свой ред нещо, без да прекъсвате останалите участници. Накрая, но не последно място, винаги можете да сигнализирате, че искате да вземете думата, използвайки инструментите на платформата, чрез която се провежда разговора – „вдигната ръка“ е най-често използваният способ за тази цел.
След приключване на разговора има ли значение в каква поредност се напуска срещата?
Макар да няма изрично правило за поредността на напускането на онлайн срещите, винаги е добре да се съблюдава професионалната учтивост, съобразена както с йерархията, така и с ролите на участниците в срещата. Преди да излезем от нея, следва да изчакаме формалния край, който се дава от нейния организатор, водещ или ключовите участници в срещата. Разбира се, ако ни се налага да излезем по-рано поради непредвидено обстоятелство, можем да оставим кратко съобщение в чат канала на срещата, с което се извиняваме, че трябва да напуснем, или да използваме някоя от паузите, за да „вдигнем ръка“ и да го сторим словесно, ако има такава възможност.
Какво мислите за практиката предварително да се изпраща дневен ред за срещата или впоследствие да се изпраща обобщение от обсъденото по време на срещата?
Силен привърженик съм на този подход по няколко причини. На първо място, това позволява на всички поканени участници да се подготвят по-добре за срещата, структурирайки ясно очакванията към техния принос, както и очертава по конкретен начин какви са техните роли в нея. На следващо място изпратеният предварително дневен ред за срещата действа превантивно срещу губене на излишно време в уточняващи въпроси в нейното начало, тъй като всички са предварително наясно с това какъв е нейният фокус. Накрая, но не и по значимост, едно обобщение след края на срещата е изключително продуктивно, тъй като синтезира по много ясен начин какво е дискутирано и решено по време на нея. Това позволява не само всички участници в срещата да имат едно и също разбиране за нейния резултат, но и ясно очертава какви са следващите стъпки в реализацията на проекта или взетите решения, вследствие на работната дискусия. Всичко това рамкира по много ясен начин работата в тези срещи, но и спестява ценно време, минимизирайки риска от прекалено голям брой уточняващи въпроси и евентуални неразбирателства впоследствие.
Кога е най-правилно да благодарим на останалите участници за тяхното време и внимание?
Препоръчително е това да бъде сторено непосредствено преди края на срещата. Макар някои да го правят чрез текстово съобщение в чат канала на самата среща, това е допустимо само ако сте участник, но не и организатор. Моят съвет към инициаторите на онлайн срещи е да планират до 2 мин. в техния край, за да изкажат своята благодарност словесно. Благодарностите следва да бъдат отправени както вкупом към всички участници, така и индивидуално към ключовите от тях – презентатори, фасилитатор и администратор (ако има такива). Ако изпращате електронно писмо с обобщение от срещата до участниците, не пропускайте възможността още веднъж да им благодарите с едно изречение за тяхното отделено време и внимание. Това прави не само добро впечатление на околните, но и може значително да подобри работната атмосфера впоследствие. Позволете ми накрая да благодаря за предоставената възможност да поговорим на тази тематика и да пожелая на читателите на Economy.bg и Jobs.bg много успешни и продуктивни онлайн срещи. Бих искал да завърша с един любим цитат, пряко свързан с бизнес етикета, който винаги упоменавам в обученията по протокол, които водя, а именно: „Добрите маниери ще ви отворят врати, които и най-доброто образование не е в състояние да отвори“. Призивът ми е да не забравяме добрите обноски в работна среда, тъй като много често те са в състояние да подпомогнат нашия кариерен успех и да подобрят взаимодействието ни с останалите колеги.