HR проектите в България: Jira4PDR, Endava

Снимка: Благослава Данаилова, Recruitment Team Lead, Endava

В съвременната динамична бизнес среда HR функцията в България се развива изключително бързо и заема своето важно стратегическо място в управлението на компаниите. HR професионалистите и HR екипите вече проектират и изпълняват комплексни проекти, които не просто подпомагат бизнес процесите, но и добавят стойност и изграждат работодателски имидж.

В рубриката „HR проектите в България“ разказваме за конкретните проекти, зад които стоят HR екипите тук, за да покажем, че в България може да имаш интересна и успешна HR кариера, както и че работодателите в България създават условия за такава.

Проектът Jira4PDR на Endava е финалист в категория „Най-добър HR проект на голяма компания“ в Годишните HR награди на Българска асоциация за управление на хора (БАУХ) за 2021.

Потърсихме Благослава Данаилова, за да ни разкаже повече за проекта – каква е целта му, как е бил реализиран и какви резултати е постигнал.

Благослава е професионалист с дългогодишен опит в сферата на човешките ресурси и фокус върху подбора на IT кадри, представяне и развитие на работодателската марка, управление на проекти и организиране на кариерни събития.

В Endava тя ръководи екип от специалисти по подбор на персонала и работи в тясно сътрудничество с лидерския екип и техническите експерти на компанията в България с цел изграждане и подобряване на дългосрочната стратегия за наемане на нови кадри. Част е и от регионален People Development and Recruitment екип, с който работи по инициативи, целящи да развиват допълнителни компетенции за специалистите по подбора, както и върху подобрено изживяване на кандидатите, по-бърз и гъвкав процес по наемане.

Благослава, разкажете ни за Вашия проект, с който кандидатствахте в Годишните HR награди на БАУХ 2021, категория “Най-добър HR проект на голяма компания”.
Нашата кандидатура представи Jira4PDR – софтуерно приложение на Endava, което позволява лесно дигитално управление на процеса по набиране и наемане на нови служители в компанията. Този инструмент включва функции, които автоматизират подборa на кандидати, спестяват време и улесняват процеса по наемането. Името също не е случайно избрано, тъй като нашето решение е с доста сходен интерфейс с вече добре познатата система Jira, но е пригодено за нуждите на People Development & Recruitment екипите в Endava.

Каква е целта му и защо решихте да го стартирате?
След няколко опита с различни готови системи за управление на кандидати решихме да създадем свое персонализирано решение, което не само да отговаря на нуждите на организацията, но и да предоставя лесен за употреба интерфейс на всички звена, участващи в процеса по подбор и наемане на нови кадри. Подобно на всички други фирмени практики, Jira4PDR също е в съответствие с Agile принципите, които са водещи за културата и работните процеси в Endava.

Повечето готови софтуери са доста ограничаващи и често тромави, когато се налага внедряването на нова фукционалност, а ние искахме решение, което да еволюира заедно с компанията и да ни даде възможност за постоянно усъвършенстване според нашата собствена визия и нужди.

Как приеха служителите в компанията този проект?
На първо място, целяхме да създадем решение, което да отговаря на ценностите в „Ендава“ и да поставя хората в центъра на всичко – от една страна, да предоставя подобрено изживяване за нашите кандидати, но от друга – да посреща нуждите на екипите, които участват в процеса по наемане и управление на кандидатурите. Разгръщайки разработката, добавихме функционалности, които да улеснят ежедевната работа на екипа по подбор, на техническите експерти, които участват във втория етап на процеса по селекция, както и на бизнеса. С избора на Jira4PDR се повиши и ангажираността на техническите специалисти, които участват в процеса на интервюиране. Интерфейсът на Kanban бордовете е сходен с този, който те използват в ежедневието си и добре познават.

Така че мога смело да заявя – решението ни бе добре прието от всички участници в процеса по наемане и за доста кратък период се превърна в единствен инструмент за менажиране на всички стъпки.

Благодарение на Jira4PDR процесът по подбор и наемане стана по-гъвкав и бърз. Премахна се голяма част от ръчната работа, която обичайно отнема немалка част от времето на екипа по подбор. Също така положителното въздействие е на само за нас, но за целия регион Централна и Източна Европа, които вложиха своята креативност и страст по време на разработката, тъй като Jira4PDR е регионален проект.

Какви ресурси – като време, финансови и други, Ви костваше?
Jira4PDR беше едно предизвикателство за нас и въпреки по-големия ресурс и време, които инвестирахме в създаването, за много кратък период системата успя да ни се отплати.

Разработката протече като вътрешен проект в компанията. Тестовата фаза включваше работни групи от различни локации, като освен специалистите по подбор участие взеха и представители на бизнеса.

Работата по истински софтуерен проект ни постави в обувките на своеобразни проджект мениджъри и бизнес анализатори, доближи ни повече до нашите кандидати и колеги и допълнително доразви комптенциите на екипа по подбор, така че не гледаме на инвестираното време и ресурси като разход или нещо, което „ни е коствало“, а по-скоро като на нещо, което ни е обогатило и се е отплатило в доста кратък срок. Също така свободата, която имаме да променяме и подобряваме Jira4PDR спрямо развитието на компанията и предизвикателствата на пазара на труда, е нещо, на което не може да се сложи цена.

Какви резултати искахте да постигнете с проекта и какво реално постигнахте?
Това, което искахме и се гордеем, че постигнахме, е по-бързият и гъвкав процес по подбор, подобреното изживяване на нашите кандидати, както и множеството автоматизации, които улесняват работата на екипите по подбор, техническите експерти и мениджмънта.

Всичко това доведе и до успешното наемане на рекорден за нас брой професионалисти във време, в което пазарът на труда е все по-конкурентен.

Кои бяха най-големите предизвикателства и как ги преодоляхте?
Предизвикателство беше да обхванем и оптимизираме всички етапи в процеса по наемане и тук ключова беше обратната връзка от различните участници в процеса по селекция – от кандидатите през експертите по подбор до техническите интервюиращи и мениджмънта.

С какво най-много се гордеете с този проект?
Наистина не знам откъде да започна, но ще се опитам да обобщя:
- на първо място, подобреното изживяване за всички участници в процеса по наемане;
- повишената ангажираност на техническите експерти и бизнеса;
- автоматизирането на много от стъпките в процеса;
- намаляване на ръчната работа за екипа по подбор и освобождаването на време за дейности с по-голяма добавена стойност;
- подсигуряването на съответствие с действащата GDPR регулация;
- автоматичното генериране на доклади по предварително зададени критерии;
- прозрачността, с която екипите и мениджмънтът разполагат относно своето представяне и постигнатите цели;
- по-доброто планиране и разпределяне на ресурсите ни;
- прилагане на Agile принципите по време на различните етапи от процеса по селекция и наемане.

Мисля да спра дотук :)

Запознайте ни с Вашия HR екип – колко и какви са HR професионалистите в него, каква е тяхата експертиза?
В Endava работим доста тясно на регионално ниво и ще ми е трудно да разкажа за всички прекрасни професионалисти от Централна и Източна Европа, така че ще се фокусирам върху локалния ни People Development, Recruitment & Communication екип. В момента сме 14 души, като сме разпределени в 4 направления: подбор, развитие и обучение на служителите ни, комуникации и развитие на работодателската марка и HR администриране.

Макар всеки от нас да има фокус, често работата ни се преплита, така че да подсигурим възможно най-добрата услуга за нашите кандидати и служители и да доразвием допълнителни компетенции в духа на споделяне на знания и взаимопомощ. Екипът ни организира работата си по Scrum методологията, така че, изпълнявайки различните церемонии, имаме възможност да си сътрудничим ежедневно.

Споделете с нас какви нови HR проекти планирате.
Не ми се иска да издавам на този етап, така че само ще загатна, че планираме нови стажантски програми, както и допълнителни коучинг инициативи за текущите ни служители и технически събития на живо, насочени за вътрешна и външна аудитория.

 ВИЖТЕ ОЩЕ:

HR проектите в България: Многообразни проекти за различни предизвикателства, bTV Media Group
HR проектите в България: Локалните и регионални проекти на Endava
HR проектите в България: Проекти за бизнес, HR и социална ефективност, „Вива Kредит“
HR проектите в България: Добротворчеството в „Ейч Пи Инк България“
HR проектите в България: Корпоративен уелнес, Playtech
HR проектите в България: Империум на CASH CREDIT
HR проектите в България: Employee Value Proposition = EVP на „Райфайзенбанк“
HR проектите в България: EVN Презареждане
HR проектите в България: Contipso Learning