Дори ако сме в условия на голяма несигурност, има смисъл да планираме, съветва Силвина Фурнаджиева - един от първите консултанти по продуктивност в България
Силвина Фурнаджиева
Силвина Фурнаджиева има богат опит като проджект мениджър и е сред първите консултанти по продуктивност в България. Силвина помага на собствениците на бизнес и ръководителите на организации да планират, организират и развият проектите си от самото им начало до големия успех и да повишат личната си ефективност в работата, както и тази на своите екипи. Има и над 10-годишен опит опит в дистанционната работа и управлението на дистанционни екипи.
Силвина е един от лекторите в 19-о издание на OpenFest - най-голямата българска конференция, посветена на свободната култура, свободния софтуер и софтуера с отворен код и свободното споделяне на знания.
По време на OpenFest 2021 Силвина води лекция, посветена на дистанцията и хората. Кои са най-големите предизвикателства при работата от дистанция, как можем да повишим продуктивността си, защо е важно да имаме план дори и в условия на голяма несигурност и как можем да се справим с най-големия враг на продуктивността - перфекционизма. Вижте какво сподели пред Economy.bg по тези и други интересни теми.
Силвина, Вие съветвате хората и организациите как да работят по-бързо и по-ефективно. По-лесно или по-трудно постижимо е това в новата реалност?
Всъщност бързина и ефективност за мен не е едно и също. Много рядко съветвам хората да работят по-бързо. В повечето случаи обаче въпреки това те достигат по-бързо до желаните от тях цели и резултати, след като оптимизираме работните им процеси, като премахнем ненужни задачи или стъпки от изпълнението на нужните.
Предизвикателства пред ефективната работа винаги е имало и ще има. През последната година те просто станаха по-различни отпреди, но в основата си нещата са същите, каквито винаги са били: за да бъдем ефективни, е необходимо да познаваме добре целите си и резултатите, които желаем и да вършим с приоритет нещата, които ни доближават до целта, за сметка на всичко останало.
С какви проблеми и за какви съвети най-често Ви търсят хората и компаниите през последната година?
Основното предизвикателство пред повечето хора през последната година беше „ударното“ преминаване към режим на дистанционна работа. Макар че има компании (сред които е и нашата), които винаги са работили в такъв режим, през 2020 този тип работа стана наистина масов. За да работим оптимално, когато не се виждаме редовно с колегите си, понякога са необходими промени в организацията на работата, в методите на комуникация като цяло, в начина на планиране и възлагане на задачите и в отчетността. Тъй като, освен че се занимавам с оптимизиране на работни процеси, имам и значителен опит именно в дистанционната работа, през последната година водих консултации и обучения най-вече по тази тема.
В рамките на OpenFest ще водите лекция на тема „За дистанцията и хората“. Кои ще са акцентите, на които ще обърнете внимание?
В работата ми с хората през последната година обръщам особено внимание не само на задачите им, а и на реакциите им на случващото се около нас и на това, че им се налага да работят извън офиса за неопределен период от време. Чух всякакви мнения и видях всевъзможни отражения на ситуацията върху хора, работещи във физическа изолация от колегите си: от тези, които станаха многократно по-щастливи и спокойни и които твърдят, че ако работодателят им поиска да се върнат към стария начин на работа, ще напуснат, до такива, които изпаднаха в тежки депресивни състояния.
Наблюдавам също така, че докато всички обръщаме голямо внимание на медицинските аспекти на ситуацията, изолацията ни от околните сякаш не се обсъжда достатъчно. Не говорим и за ефектите от нея върху психическото ни състояние, а те могат да бъдат значителни и да продължат дълго след като сме се върнали към обичайния си начин на живот. Затова ще се постарая да обърна внимание на най-важните неща, които трябва да знаем, за да се чувстваме възможно най-спокойни в ситуация на продължаваща несигурност, както и на ефектите от работата в дистанционен режим върху психиката ни. Ще поговорим и за това какво можем да направим, така че, дори и да се налага да си стоим предимно вкъщи още известно време, това не само да не ни влияе зле, а и да извлечем позитиви от него.
Какви според Вас могат да бъдат последиците за хората при дългосрочна работа от дистанция и какво е добре да имаме предвид?
Последиците могат да бъдат на двата полюса: от потиснатост и проблеми с психиката поради липсата на контакти с други хора на живо до придобиване на умения да сме по-ефективни, да организираме работата си оптимално, да общуваме по-пълноценно и да оценяваме напълно хората, с които живеем и работим.
Основното, което препоръчвам на всеки в такава ситуация, е да не се изолира напълно. Преди да започнат работа от домовете си, много хора не осъзнаваха до каква степен техните социални контакти са се случвали „по инерция“: оставяме детето на училище или в детската градина и си говорим с другите родители, след това отиваме на работа, където общуваме с колегите (и по служебни въпроси, и по лични в обедната почивка), в квартала се засичаме със съседите и решаваме да се съберем през уикенда в близкия парк... Когато започнахме да си стоим предимно вкъщи, всичко това изчезна. В подобни ситуации е важно човек да развие навика проактивно да търси контакти с другите: да предлага срещи или да организира няколко души, които работят дистанционно, за обща обедна почивка в заведение близо до всички например. Благодарение на този си навик, откакто работя дистанционно, всъщност имам повече социални контакти с по-голям брой и по-различни хора, отколкото през годините, когато ходех в офис. А ако излизането навън не е възможно или желателно, винаги можем да си правим онлайн срещи – преживяването не е съвсем същото, но това е много по-добър вариант, отколкото да прекараме месеци, без да говорим с други хора, освен с тези, с които живеем.
Как си представяте бъдещето на работата?
Както винаги съм си го представяла и каквато тенденция вече имаше, като събитията от 2020 просто я ускориха: работата да се възприема като набор от задачи за вършене с цел постигане на ясно дефиниран резултат, а не като физическо местоположение. Това разбиране е възприето от всяка от успешните дистанционни компании, които са такива от десетилетие, като например Automattic – създателите на популярната платформа за публикуване на онлайн съдържание WordPress или Basecamp – софтуерна компания, която разработва едно от водещите онлайн приложения за управление на задачи и проекти. Такива примери има и сред моите клиенти, някои от които са били дистанционни от самото си създаване, а други успешно преминаха към този режим на работа през последната година. При това не само от софтуерния бранш, а от почти всеки, който не изисква производство на някакъв продукт с помощта на специализирано оборудване и машини или обслужване на клиенти в точно определено помещение.
Голяма част от работата Ви е посветена на това да помагате на хората да стартират нови проекти и да постигат целите си? По-плахи, или напротив - по-смели станаха хората във време на пандемия?
Не мисля, че мога да дам еднозначен отговор на този въпрос. Доста от хората промениха нагласите си към стартирането на нещо ново или най-сетне се сдобиха с желаното свободно време, за да се заемат с постигането на дълго желани цели, но не бих казала, че хората като цяло са станали по-плахи или по-смели. По-скоро повечето хора преосмислиха ценностите си, целите си и нещата, които досега ги бяха плашили и в резултат на това много от тях направиха промени. Все пак повечето новости, на които бях свидетел, бяха промени в съществуващи бизнес модели или затваряне на бизнеси, които не издържаха продължителния период на занижени приходи, а стартирането на нови начинания, поне при хората около мен, остана „за по-добри времена“.
Вие имате дълъг опит като консултант по продуктивност. Кои са най-ценните съвети и уроци за продуктивността, които бихте споделили с нас?
Освен ясните цели и добре очертаните стъпки за постигането им, които вече споменах, винаги препоръчвам и адекватно планиране на времето, финансите и останалите ресурси, с които разполагаме. Забелязвам, че прекалено често се поддаваме на необоснован оптимизъм или песимизъм при планирането, а някои хора, особено през последната година, приемат, че от планирането изобщо няма смисъл. Добрият план обаче е сред основните неща, които помагат да бъдем по-продуктивни. Той може още в самото начало на едно начинание или проект да ни покаже къде бихме имали проблеми, така че своевременно да ги предотвратим. Дори ако сме в условия на голяма несигурност, има смисъл да планираме – важното е планът да е и достатъчно гъвкав, с няколко възможни варианта на действие, в зависимост от развитието на нещата, които биха могли да засегнат осъществяването на плана. Добрият план в условия на криза дори може да ни донесе спокойствие, защото ни създава усещането, че имаме някакъв контрол над ситуацията и сме наясно как да действаме при възможно неблагоприятно развитие.
А какво мислите за перфекционизма, който много проучвания сочат за враг на продуктивността? Можем ли да се преборим с него?
Като бивш перфекционист съм напълно съгласна с това, че той е сред най-големите врагове на продуктивността. Опитвам се да науча на това и хората, с които работя, тъй като те често са перфекционисти и максималисти, които държат на най-високото качество във всичко, което правят, включително и в начина, по който работят – точно затова и се стремят да го оптимизират с моя помощ. За да „излекуваме“ някого от перфекционизма, отново минаваме през целеполагането и определянето на желаните резултати от работата му. В този процес ясно определяме кое считаме за перфектен резултат, кое – за лош и кое – за приемлив и достатъчно добър. След това разпределяме времето и останалите налични ресурси, така че да постигнем достатъчно добър резултат. Перфектния оставяме като „бонус“, в случай че ни остане възможност и за това. В повечето случаи такава възможност няма, получаваме достатъчно добър резултат и клиентът ми вижда на практика, че този резултат се приема добре от околните и върши работа. По този начин и с достатъчно практика можем да „излекуваме“ и най-тежките случаи на перфекционизъм.
В софтуерния бранш има много примери за бързоразвиващи се компании, които от няколко души за кратък период от време разрастват многократно екипите си. Този бърз растеж идва и с ред предизвикателства в управлението на хората и процесите, за които лидерите невинаги са подготвени. Какво е добре да имат предвид ръководителите на такива компании и какви грешки най-често допускат?
Често именно бързият растеж е сред целите на ръководителите, но те сякаш не смеят да организират работата си по съответния начин от самото начало. С първото си бизнес начинание и аз разсъждавах така: защо да мисля за бъдещето, след като огромен процент от стартиращите компании са неуспешни? Ще действам съобразно сегашния ни мащаб, а ако пораснем, тогава ще му мисля. А можем да си спестим доста главоболия, ако заложим скалируемост на работните процеси и екипа от самото начало. Например струва си да имаме ясно определени и разписани процеси още от първия работен ден, както и поне общ план за това как ще действаме при различни очаквани темпове на ръст. Ясните процеси, освен че помагат за бързото ориентиране на голям брой нови служители, когато те трябва да навлязат в работата за кратко време, правят и старта по-лесен, защото докато един екип е все още малък, е трудно да отделим време за обучение на първите си служители. Затова и колкото по-ясно е описано какво трябва да правят, толкова по-добре те ще се справят с работата си и ще бъдат по-самоуверени и самостоятелни, което освобождава време на ръководителя и повишава качеството на общата им работа. Ако сме предварително наясно и как бихме действали в ситуации на силно натоварване и бърз растеж, много по-лесно ще ни бъде просто да приведем плана в действие, когато това наистина се случи, отколкото тепърва да го съставяме, когато вече сме под напрежение и от нас се очакват бързи реакции.
