събота, 08 февруари 2025   RSS
    Барометър | Региони | Компании | Лица | Назначения


    1573 прочитания

    HR проектите в България: Дигитализация на HR процесите в Pontica Solutions

    Научете повече за проекта от Милена Балевска - Директор Човешки Ресурси
    13 август 2024, 14:52 a+ a- a

    Милена Балевска - Директор Човешки Ресурси в Pontica Solutions. Снимка: Личен архив

    В рубриката „HR проектите в България“ разказваме за конкретните проекти, зад които стоят HR екипите тук, за да покажем, че в България може да имаш интересна и успешна HR кариера, както и че работодателите в България създават условия за такава.

    Милена Балевска - Директор Човешки Ресурси в Pontica Solutions, разказва за дигитализацията на HR процесите в компанията. Проектът е финалист в Годишните HR награди на БАУХ 2023 в категория „Най-добър проект на голяма компания”.

    Разкажете ни за Вашия проект, с който сте финалист в Годишните HR награди на БАУХ 2023, категория „Най-добър проект на голяма компания“.
    Проектът, с който участвахме в Годишните HR награди на БАУХ 2023, беше дигитализацията на HR процесите в Pontica Solutions – електронно подписване, електронно досие и интеграция с други системи. 

    Каква е целта му и защо решихте да го стартирате?
    Поради размера на компанията и увеличаващата се дистанционна работа  електронното подписване беше приоритетен проект за 2023. В България Pontica Solutions има офиси на 3 локации – в София, Варна и Бургас, което значително затрудняваше всички административни процеси, свързани с подписване на документи и създаване на досиета, администриране на социални придобивки, онбординг и офбординг.

    Как приеха служителите в компанията този проект?
    След подробно проучване избрахме да внедрим решение за цялостна дигитализация на HR процесите. В рамките на три седмици всички колеги започнаха да използват приложението, което им дава непрекъснат достъп до всички документи, свързани с трудовото им правоотношение. Администрирането на всякакви социални придобивки, изискващи подписване на документи физически, се извършва веднага в електронна среда, което спестява време и не се налага колегите ни, работещи дистанционно, да идват до офисите ни. Използвайки приложението, те се чувстват спокойни, тъй като защитата на личните им данни е 100% гарантирана.

    Какви ресурси – като време, финансови и други, Ви костваше?
    Основното при дигитализирането на процесите в „Човешки ресурси“ и въвеждането на електронно досие е правното обезпечаване и сигурността на данните. Тъй като приложението е интегрирано с всички други информационни системи в компанията, беше необходимо време за автоматизирането на процесите по онбординг, офбординг и администрирането на всички социални придобивки, което изискваше добра координация между всички отдели в компанията. Финансовият ресурс за дигитализация, който вложихме, е в пъти по-малък от намаляването на разходите за администриране, преструктурирането на отдела и времето, което спестяваме в ежедневната си работа.  

     Какви резултати искахте да постигнете с проекта и какво реално постигнахте?
    •Открит изцяло „безхартиен“ офис с 50 души в Бургас.

    •99, 86% покритие на електронно подписване. 

    •Оптимизиране на работното време – 20 договора за седмица е възможно да се подготвят за 2 часа в сравнение с отделянето на около 1 час на договор преди въвеждането на електронно подписване. 

    •1 оперативен експерт от отдела е отговарял за обгрижването на 175 служители през 2022, а благодарение на дигитализацията на процеса през 2023 – за 278. 

    •Намаляване на грешки в Payroll под 0,4%.

    •Всички документи на Pontica Solutions, като например изменения на Вътрешните правила за работна заплата, Правилника за вътрешен трудов ред, провеждането на инструктажи – начален, на работното място, периодичен, Whistleblowing policy се подписват електронно. 

    •За 1 година са генерирани общо 4781 документа – процес, който спестява огромно количество тонер, хартия и амортизация на принтери и химикали:

    o200 000 м³ спестена дървесина/година;

    o120 000 л спестена вода/година.

    •Административен онбординг  в първия работен ден – след дигитализиране спестява над 200 часа на година.

    Кои бяха най-големите предизвикателства и как ги преодоляхте?
    Най-големите предизвикателства бяха промените на всички съществуващи до момента документи, за да могат да бъдат пригодени за електронно подписване, както и създаването на нови, необходими за процеса. 

    С какво най-много се гордеете с този проект?
    Чрез дигитализацията на тези процеси освобождаваме повече време, в което екипът ни да се фокусира върху въвеждане и оптимизиране на програмите за обучение и развитие и HR инициативите в компанията. За изминалата 2023 са проведени две регулярни проверки от Инспекцията по труда без никакви забележки и предписания по електронните документи.

    Запознайте ни с Вашия HR екип – колко и какви са HR професионалистите в него, каква е тяхната експертиза?
    В екипа в момента има трима експерти, които организират и изпълняват основните процеси: 

    •Експерт „Човешки ресурси“, който отговаря за администрирането на трудовите правоотношения, здравословните и безопасни условия на труд, автоматизацията на процесите в екипа и основен двигател в проекта по дигитализация;

    •Payroll експерт, който отговаря за цялостния процес по заплащане и комуникация с различни институции;

    •Експерт обучение и развитие, който организира вътрешни и външни обучения, оценка на компетенции, въвеждане на кариерни пътеки и поддържа вътрешни системи за обучение и развитие.

    Споделете с нас какви нови HR проекти планирате.
    Смятаме, че стратегията за обучение и развитие трябва да е съобразена с истинските нужди на компанията и с бъдещите цели, а не с тенденциите или моментните нужни на един или два екипа, което води до правене на програми и обучения „на парче“ без ясна цел и резултат. Това доведе и до решението да приложим Harrison Assessment и резултатите да са отправната точка, от която да построим стратегията за обучения, което е за нас основен фокус занапред. 

    Вече направихме асесмънт на целия мениджърски екип, подробен анализ на уменията на всяко ниво и позиция и план за обучения през годината, адаптиран спрямо нуждите и целите на компанията. В края на годината искаме да повторим този асесмънт и да оценим добавената стойност на обучителните програми.

    По отношение на заплащане и администриране продължаваме с непрекъсната автоматизация на ежедневните дейности, тъй като това освобождава ресурс от време, което влагаме в развитието на колегите.

    Вижте профила и актуалните позиции за работа на Pontica Solutions в JOBS.bg

     

    ВИЖТЕ ОЩЕ ОТ РУБРИКАТА HR ПРОЕКТИТЕ:

    „Енергията си ти“, Електрохолд България
    „Силата на доброто“, Изи Кредит
    Билет към добро настроение, Агенция за контрол на просрочени задължения
    SPACE програмата за привличане на таланти на Hitachi Solutions Bulgaria
    life@ocean - да живеем заедно ценностите на Ocean
    Xiro.bg
    Safe in Service – посветени на клиента на Mr. Bricolage и In Your Hands
    Движи се. Виж. Помогни, JTI България

    Промяна в начина на работа и подготовка за експанзия на Лъки Фуудс
    Бордова игра за привличане и подбор на таланти, Адрес
    Pleggi - HR решение за предварителен подбор на кадри
    Оптимизация и дигитализация на работния процес в Хитачи Енерджи България
    Монделийз Академия
    HR функцията в стартъпа Gigs Remote
    Академията за жени лидери в IBM
    Училище за енергетици на ЕСО
    „Организационна култура“ и „Отвътре навън“, Велея Глобал
    Система за оценка и развитие на хората в Нова Броудкастинг Груп
    „Да обядваме знания“, „Развий се“
    „Как да подбираме и задържаме средно и ниско квалифицирани кадри“, Gi Group
    Подобряване и автоматизиране на процеса на въвеждане на новоназначени служители в Playtech
    4-дневна работна седмица в Менпауър
    Решения за управление на човешките ресурси, IBS
    Синергия в HR екипа - най-добрата предпоставка за удовлетворени колеги, Kaufland България
    Jira4PDR, Endava
    Многообразни проекти за различни предизвикателства, bTV Media Group
    Локалните и регионални проекти на Endava
    Проекти за бизнес, HR и социална ефективност, „Вива Kредит“
    Добротворчеството в „Ейч Пи Инк България“
    Корпоративен уелнес, Playtech
    Империум на CASH CREDIT
    Employee Value Proposition = EVP на „Райфайзенбанк“
    EVN Презареждане
    Contipso Learning

     
     
    Нагоре
    Отпечатай
     
    * Въведеният имейл се използва само за целите на абонамента, имате възможност да прекратите абонамента по всяко време.

    преди 1 ден
    Старозагорска област е 9-та по работещи ИКТ фирми в България
    437 ИКТ компании работят в областта, по данни на CBN
    преди 1 ден
    Офис пазарът у нас през 2025: Умерена активност при търсенето и предлагането
    Делът на гъвкавите офис площи в София продължава да нараства, сочи доклад на Cushman&Wakefield Forton
    преди 2 дни
    ЕК дава близо 29 млн. евро за зарядни станции в България и още 4 страни
    Брюксел ще подкрепи общо 39 проекта за транспортна инфраструктура
    преди 2 дни
    Банката на Англия намали лихвените проценти
    Както и прогнозата за икономически ръст на Великобритания
    преди 2 дни
    Lidl ще открие още поне 8 магазина през 2025
    Веригата ще открие над 200 нови работни места
    преди 2 дни
    САЩ обмислят забрана на DeepSeek
    Подобна забрана бе приета в Австралия