Какви са тенденциите при подбора и има ли оптимален брой интервюта за работа?

Дарина Пенева е управляващ директор на „Стантън Чейс Интернешънъл България“,  съосновател и управляващ партньор на Reconnect – оторизиран дистрибутор на Hogan Assessments за България. През последните 15 години Дарина активно допринася за разрастването на бизнеса и позиционирането на „Стантън Чейс Интернешънъл“ в България и за развитието на местния екип. Тя има над 20 години професионален опит в директния подбор за мениджърски позиции, в програми за развитие на лидери, оценка на компетенции, идентифициране на таланти и развитие на екипи. Има магистърска степен по бизнес администрация и магистърска степен по биотехнологии

С обявяването на пандемията интервюто за работа претърпя сериозна трансформация. От норма срещите „на живо“ с кандидатите за работа се превърнаха по-скоро в изключение. Какви други промени в процеса на подбор донесе последната година и половина, попитахме Дарина Пенева – управляващ директор на „Стантън Чейс Интернешънъл България“, съосновател и управляващ партньор на Reconnect – оторизиран дистрибутор на Hogan Assessments за България.

Как се промени процесът на подбор през последните години? Технологиите правят ли го по-бърз, или напротив?

Факт е, че технологиите си проправят път в подбора, дори и преди пандемията, но с нея се освободи територия за бързо развитие и растеж. Те трайно навлязоха в този процес и тук не визирам само видео платформите за интервюта във виртуална среда. Има и много други технологично базирани инструменти, които подпомагат процеса. Например чатботове, които скъсяват първите стъпки в процеса, или по-напреднали решения, които предлагат платформи за самоинтервюиране през видео платформа или смарт устройство. Отдавна навлязоха и CV класификаторите, които още на етап CV дават някакъв вид оценка за съвместимост спрямо ролята, за която се търсят професионалисти. Така че технологиите са трайна част от ежедневието в подбора. Помагат той да бъде ускорен и в голяма степен срещите в подбора да се правят по-бързо и да няма твърде големи времеви диапазони между тях. Дават и гъвкавост за мястото на провеждане на самите срещи.

Улесниха ли тези нововъдения работата на HR специалистите, или напротив – създават повече работа? Какви са рисковете, когато се провежда подбор в изцяло виртуална среда, без срещи „на живо“?
Да, от една страна, това може да се определи като улеснение, тъй като наистина има по-голяма гъвкавост в целия процес. Но също така има и своите минуси. Едно е да направиш среща с кандидатите на живо, да бъдеш част от този разговор, да усетиш тяхната енергията, въздействието, което имат в един разговор, реакциите им, да имаш цялостна представа за личността. Съвсем друго е, когато това става виртуално, през екран. Така че, тук може би най-голямото предизвикателство е да се намери балансът на едната опция, която е чисто технологична, като същевременно не губим живия контакт. В крайна сметка ние сме хора, общуваме, взаимодействаме и начинът, по който предаваме посланията си към останалите хора, е нещото, което е ценно и търсено. Така че, тук аз виждам едни предизвикателства, с които всеки от нас се е сблъсквал в ежедневието и търси варианти да бъдат решени.

Чували сме за кандидати, минавали през много интервюта в една компания (5-6, дори и 10!) Защо толкова много? Кое го налага?

В процеса на подбор компаниите винаги са водени от идеята да вземат правилното решение. Това предполага, че броят на срещите може би гарантира по-висока предсказуемост и по-малък риск да вземат грешното решение.

В последните години освен типичните хора, които участват в процеса за вземане на решения (пряк мениджър, HR екип…), се въвличат и други хора в компаниите. Това може да са хора на същото ниво в организацията или допълнително, които участват в процеса на подбор. Може да са мениджъри или дори хора, които кандидатът ще управлява като техен мениджър. Компаниите считат, че по този начин дават добавена стойност на самите кандидати да опознаят по-добре организацията, да видят в каква среда ще попаднат и с какви хора ще работят. От друга страна, самият работодател преценява рискове, които би поел с даден кандидат. Дали ще пасне на културата на компанията, дали ценностите ще съвпаднат с тези на организацията, дали ще работи добре с хората, които са на същото мениджърско ниво? Това доведе до факта, че компаниите по естествен път добавиха и нови участници в избора. Това, разбира се, има своите плюсове, но и своите рискове и може да доведе до пренасищане с твърде много срещи от гледна точка на кандидатите. Това са тенденции, които стартираха и преди пандемията. В периода, в който нямаше възможност за лични срещи, броят на интервютата беше по-голям, включително и броят на участниците от страна на работодателя с идеята да се добави повече информация в цялата картина. ИТ фирмите например са известни с по-бързия си процес на подбор, при който в рамките на 2 седмици могат да направят 4-5, дори повече срещи с кандидати. Докато някои по-консервативни фирми за същото време провеждат 1-на, максимум 2 срещи. 

Ускори ли пандемията процеса на подбор?
Факт е, че има недостиг на добри специалисти на всички нива и това кара компаниите да се ориентират към по-бърз подбор. Опитът показва, че когато един подбор трае твърде дълго и е натоварен с голям брой срещи, може да доведе до загубата на добри кандидати, които напредват в паралелни процеси на подбор и имат своите алтернативи. Нашите препоръки към клиентите са да поддържат максимално бърз, но не и прибързан процес на подбор с идеята да управляват както очакванията на кандидатите, така и да отговорят на динамиката на средата. Примери за компании, които правят по-бързи стъпки в този процес, може да видим в ИТ, бързооборотна търговия, финтех и др.  

Има ли оптимален брой интервюта в процеса на назначаване на един кандидат?

Няма универсална рецепта. Нашият опит и моите наблюдения показват, че в рамките на 4-5 срещи може да се направи ефективен подбор и да се вземе решение. Всичко над този брой, не че не се случва, носи риск и можем да загубим ценни кандидати. Чувала съм от  кандидат, че е преминал през 17 срещи преди да бъде одобрен. Излишното увеличаване на броя интервюта може да „откаже“ кандидатите, както поради причина, че преминават в по-бърз паралелен процес на подбор, така и, че всяко следващо интервю, което не носи нещо ново в подбора, може директно да повлияе на мотивацията им за присъединяване към компанията. 

Напоследък все повече се говори за „умора от интервюта“ (Interview Fatigue). Какво представлява и кога се появява?

Да, много се говори по тази тема и тя е особено актуална напоследък. Умората от интервюта се появява, когато кандидатът има усещането, че се повтарят стъпки, които не носят нова информация нито за него, нито за работодателя. Кандидатите тълкуват това по различни начини. За някои това означава, че работодателят не е убеден в тяхната компетентност или не знае какво търси. Други го разчитат като нежелание или невъзможност на компанията да вземе решение. Умора може да се появи и когато стъпките в процеса не са ясно споделени от самото начало, и непрекъснато изникват нови и допълнителни срещи или други стъпки, които го удължават. Кандидатите инвестират доста време в този процес и те биха искали да знаят как напредват в него. Основната причина за умората в процеса е насищането с твърде много срещи, които не носят нищо ново за кандидата. 

Какво е мнението Ви за даване на обратна връзка/обобщение към кандидатите в края на интервюто за конкретна позиция?

Смятам, че е добра практика и аз лично я използвам в работата си. Това е добър край на разговора с кандидата, в който ние обсъждаме следващи стъпки, какво предстои, силните му страни и какво има да учи за поемане на ролята. Доста кандидати реагират позитивно на такава обратна връзка, а други дори я търсят проактивно. Бих препоръчала при даването на обратна връзка интервюиращият да е деликатен, неоценъчен и да е добре запознат с позицията. 

Тук искам да спомена и друга техника за обратна връзка, която обаче се прилага в началото на интервюто. Нарича се „Минута за положителна обратна връзка“ на база CV. Когато отворим разговора по позитивен начин, отбележим какво ни е впечатлило от CV-то относно постижения на кандидата, резултати, образование и т.н., веднага покачваме доверието и преживяването от срещата става много по-положително. Отделно, отнема от напрежението, което обикновено хората имат на такива срещи и ги прави по-мотивирани, и отворени да говорят, да споделят за себе си, да се чувстват оценени. 

Обсъждането на очакваното възнаграждение е друг важен елемент в преговорите за наемане. На какъв етап според Вас е добре да се комуникира?

Моето мнение е, че той трябва да бъде отворен достатъчно рано в процеса. Дори и кандидатът да няма цялата информация за работодателя и за ролята, е хубаво да знае дали параметрите, които очаква, са реалистични от гледна точка на рамката на работодателя. Никой не иска да изпада в ситуация, в която след 5-10 срещи се окаже, че има огромно разминаване между очакванията на кандидата за пакета и бюджета, който работодателят има. Българският пазар все още не е достатъчно зрял от гледна точка на възнагражденията и има големи разлики в сходни позиции, в сходни компании. Големи девиации има и в секторите. Това е една бомба със закъснител, която може да върне подбора в изходна точка. Така че, колкото по-рано се отвори темата, толкова по-добре за страните. И аз бих препоръчала човек да направи оценка не само на пакета, но и на другите важни за него елементи. Когато например има интересна позиция, перспективна компания, то тогава, дори и пакетът да е под очакванията, човек е хубаво да гледа малко по-дългосрочно.

Какво може да се направи за най-добра ефективност и ефикасност в процеса на подбор? Дайте Ваши препоръки.

Най-доброто нещо, което можем да направим, е да имаме интегриран процес на подбор и да не разчитаме само на множество срещи, да използваме и други средства за подбор. Като например личностни въпросници, центрове за оценка, бизнес симулация, ролеви игри и т.н. Така, първо намаляваме риска от грешен избор, второ – даваме на самите кандидати по-интересно изживяване в процеса на подбор, и задържаме тяхното внимание. Ако това може да бъде комбинирано и с обратна връзка на финала на процеса, е страхотно. Кандидатите оценяват тази добавена стойност много високо, дори и да не са избрани за ролята.