Повече за проектите, научете от Невена Илиева – експерт „Управление на човешките ресурси“ във „Вива Kредит“ – компания финалист в категория HR екип на годината в Годишните HR награди на БАУХ 2021
Снимка: Невена Илиева – експерт „Управление на човешките ресурси“ във „Вива Kредит“
В съвременната динамична бизнес среда HR функцията в България се развива изключително бързо и заема своето важно стратегическо място в управлението на компаниите. HR професионалистите и HR екипите вече проектират и изпълняват комплексни проекти, които не просто подпомагат бизнес процесите, но и добавят стойност и изграждат работодателски имидж.
В рубриката „HR проектите в България“ разказваме за конкретните проекти, зад които стоят HR екипите тук, за да покажем, че в България можеш да имаш интересна и успешна HR кариера, както и че работдателите в България създават условия за такава.
Невена Илиева е експерт „Управление на човешките ресурси“ във „Вива Kредит“. Благодарение на придобитата магистърска степен в областта на човешките ресурси от Университета за национално и световно стопанство и натрупания професионален опит в компании от IT и финансовата сфера Невена носи новаторски дух в отдела на компанията. Основните ѝ работни посоки са мотивацията и ангажираността на колегите в компанията, координирането на вътрешния проект за управление на таланти и представянето на компанията като предпочитан работодател пред широката аудитория. Личните ѝ интереси са разностранни – от народни танци до психология. Сертифициран специалист е по приложна психология.
Свързахме се с Невена, за да ни разкаже за проектите, по които работи HR екипа на „Вива Kредит“ – компания финалист в категория HR екип на годината в Годишните HR награди на БАУХ 2021.
Невена, разкажете ни за Вашата кандидатура в Годишните HR награди на БАУХ 2021, категория “Най-добър HR екип на годината”.
Кандидатурата ни дойде като подарък от един от членовете на екипа към останалите. Вярваме, че през изминалата година HR екипът на „Вива Кредит“ успя да се пребори с множество трудности, предизвикателства и амбициозни цели, без да изневери на трите основни ценности на компанията и групата на MFG – човечност, отговорност и новаторство. Защитихме кандидатурата си с множеството проекти, структурирани в три посоки – бизнес ефективност, HR функционална ефективност и социална ефективност.
Запознайте ни с Вашия HR екип – колко и какви са HR професионалистите в него, каква е тяхата експертиза?
Към 2019 г. HR екипът на „Вива Kредит“ се състоеше от двама души, а към датата на кандидатурата през 2021 г. вече бяхме шестима – трима бизнес треньори, експерт „Управление на човешките ресурси“, мениджър „Администриране и подбор на персонала“ и ръководител на отдела.
Представете накратко проектите Ви.
В посока HR функционална ефективност някои от най-значимите ни иновативни и ефективни проекти са:
- Въвеждане на електронни трудови досиета – водени от една от основните ни ценности – новаторството, в рамките на годината станахме първенци във въвеждането на електронните трудови досиета. Всички хора във „Вива Кредит“ имат уникален достъп до своето електронно трудово досие. Горди сме, че по този начин всеки един от нас става новатор, дебютант, първенец в действие, което на този етап е предприето от малцина. Това е бъдещето в нашата експертна област и ние от „Вива Кредит“ вече сме готови за него.
- Подобрихме личната ефективност и ефикасността на екипната работа чрез забавление и тренинги. В резултат на работата по проект "Социални придобивки" добавихме нови психосеанси и коучинг сесии за индивидуално, семейно и кариерно развитие; за лична ефективност, психологически и групов коучинг.
- Създаден бе нов интерфейс на споделено работно пространство с цел оптимизация, достъпност, прозрачност и максимална информираност.
- Получихме признание за Компания сред 100-те най-добри работодатели за 2021 г. според Career Show Index 2021.
- Спечелихме 1-во място в конкурса B2B Media Awards в категория „Иновативна кампания за работодателска марка“ с вътрешната ни кампания за управление на таланти „Вива Старс“.
В посока Социална ефективност проектите със значим принос на екипа в дейността по управление на хора в организацията са:
- Иновативна вътрешна кампания за управление на таланти - като част от наложената политика и култура на отговорна компания, която се стреми да предоставя възможности за развитие, разширяване на знанията и уменията, разгръщане на потенциала и изява на всички колеги, „Вива Кредит“ разработи и успешно имплементира иновативна вътрешна кампания за управление на таланти – „Вива Старс“, която да ни отличи като работодател не само в нашия бранш. Разнообразните длъжности и нива на експертиза в компанията бяха и предпоставка за разгръщането на кампания, която да оценява и стимулира инициативността, будността и креативността на всички служители. Кампанията служи не само за допълнителна мотивация на служителите, но и за идентифициране на ключови таланти в различни области и тяхното допълнително развитие в рамките на организацията. Дългосрочно тя влияе пряко върху въвличането, ангажираността и усещането за значимост на всички колеги.
- Създаване на Програма за благосъстояние на служителите – благосъстоянието на работното място е свързано с всички аспекти на трудовия живот от качеството и безопасността до това как служителите се чувстват и как възприемат работата си, какви са работният климат и организационната среда. Tемата ни вълнува, защото голяма част от проблемите на работното място произтичат от липсата на ангажираност както от страна на служителите към организацията, така и от страна на организацията към служителите. Целта на „Вива Кредит“ и основно на HR екипа е да привлече и задържи ангажирани служители!
Част от социалните инициативи, които реализирахме по програмата са:
- Благотворителен маратон – 5km run, който се организира в 5 големи града в цялата страна. Колегите от HR екипа също се включихме като силно вярваме, че това е перфектният начим всички да разпуснем и да се отърсим от натрупания стрес.
- Предизвикателство – изграждане на здравословни навици. Организирахме 4-седмично предизвикателство, като всяка седмица колегите бяха предизвикани да правят нещо здравословно.
- Групови тренировки на открито.
- Предизвикателство да отбележим 5 август като Световен ден без социални мрежи.
- Ден на Земята.
- Ден на шегата.
- Рожден ден на Viva Credit.
- Ден на отворените врати.
- Смях до пръсване – рубрика, която съчетава в себе си петъчни вицове, логически загадки, споделяне на забавни моменти с цел опознаване, сближаване и изграждане на истински екипен дух.
- Вива Библиотека – идея, изцяло реализирана от едно от съзвездията с подкрепата на HR екипа за 1 ноември Денят на народните будители, преминала под надслова „Включи се в играта и преоткрий нови хора и емоции“.
- Осиновяване на кошер, даване на общо име на пчела майка и овощни дръвчета.
Подобрихме личната ефективност и ефикасността на екипната работа чрез забавление и тренинги.
С кой от тях се гордеете най-много?
Toзи въпрос е изключително труден, защото даваме максимума във всеки един проект и той е от съществено значение за бизнеса и колегите. Безспорно обаче открояващ се проект през 2021 година е въвеждането на електронното трудово досие.
Каква е целта му и защо решихте да го стартирате?
Водени от една от основните ни ценности – новаторството, и сигурни, че бъдещето е в дигитализацията, решихме да инвестираме в това да бъдем първата компания в холдинга, въвела електронно трудово досие за всички свои колеги. Горди сме, че по този начин всеки един от нас става новатор, дебютант, първенец в действие, което на този етап е предприето от малцина. Това е бъдещето и ние от „Вива кредит“ вече сме готови за него.
Как приеха служителите в компанията този проект?
Още от самото начало прегърнаха идеята и доказателство за това е, че всички в рамките на 24 часа успяха да направят своята регистрация в платформата на доставчика и да разпишат първите си документи. Използваме възможността да им благодарим още веднъж.
Какви ресурси – като време, финансови и други, Ви костваше?
След като взехме решението, спазихме всички стъпки при управление на промяната:
- диагностика на бъдещата ситуация;
- намиране на решения;
- срещи с доставчици на подобен тип услуга и оценката им по критерии: отговаря ли услугата на законовите изисквания за електронни досиета, цена, леснота, достъпност и сигурност;
- избор на най-добрата алтернатива;
- тестване на демо версия;
- осигуряване на подкрепа на всички нива;
- въвличане на всички всички заинтересовани страни – ДПО, Лигъл, Секюрити, Групов ЧР, ЧР на „Вива“;
- одобрение от всички страни;
- реалистична дългосрочна перспектива;
- награждавахме хората за положените усилия за реализирането на проекта;
- и немалко време инвестирахме, за да уталожим желание към връщането към старите, познати процеси.
Какви резултати искахте да постигнете с проекта и какво реално постигнахте?
С гордост бихме споделили, че постигнахме всички първоначално заложени цели в посока:
- създаване на отделен профил и електронно трудово досие за всеки един колега;
- електронните документи с правна сила на оригинал – идентични на документи върху хартиен носител; - цифровизиране на хартиени трудови досиета;
- чрез снемане на електронен образ на налични хартиени документи е възможно по-нататъшното им съхраняване да става изцяло в електронен вид;
- електронно подписване на документи;
- подписване с квалифициран и обикновен електронен подпис;
- изпращането и получаването на електронни документи чрез системата създава сигурност за извършените действия от всяка една от страните на трудовото правоотношение;
- сигурно съхранение на електронни документи;
- надеждна защита и високо ниво на сигурност за документите в трудовите досиета; - удостоверяване на действия с правно значение;
- извършването на всяко действие с документите (създаване, подписване, изпращане, получаване и отпечатване) се удостоверява, като се съхранява информация за точното време и лицето, което го е извършило;
- мигновени справки и извлечения;
- множество категории и филтри за лесно и бързо навигиране;
- възможност за извличане на информация и извършване на справки по зададен критерий;
- изцяло валидни и официални дигитални справки и извлечения;
- е-документ = хартиен документ и създаване на нагласата у колегите.
Най-силните страни на проекта са:
- бързина на получаване и изпращане на документи;
- бързина при създаване на документи /създадени шаблони/;
- намаляване на разходите за хартия и куриер;
- леснота при управление на документи;
- ограничаване до минимум на риска за загуба на документи;
- ограничаване на разходите за поддържане на физически архив за документи;
- възможност за масово одобрение, подписване и изпращане на документи.
Кои бяха най-големите предизвикателства и как ги преодоляхте?
Най-големите предизвикателства, които срещнахме и преодоляхме, са:
- множеството проведени срещи и въвличането на голяма част от отделите на групово ниво в процеса;
- координацията и организацията всички да са запознати и наясно;
- създаването на положителна нагласа и елиминирането на страха от нещо ново у колегите;
- утвърждаването на голяма част от документите, свързани с документооборота в ЧР отдела;
- създаване на инструкции за използване на платформата;
- гладко и безпроблемно въвеждане, без излишен стрес.
Споделете с нас какви нови HR проекти планирате.
Съревнованието в категорията “HR екип на годината“ ни мотивира допълнително да мислим в посока нови и интересни проекти.
Заражда се идеята за проект, свързан със социална подкрепа за справяне със стреса – от една страна, са включени стратегии за разрешаване на проблеми, а от друга, стратегии за овладяване на емоции. Проектът ще бъде ориентиран едновременно към справяне с проблема и емоцията. Той е съвкупност от срещи, обучения и споделяне на добри и работещи практики в бизнеса, чрез които да постигнем висока ефективност при изпълнение на ключови задачи за бизнеса. Ще работим върху намаляване нивата на стрес и субективното му преживяване през споделянето на емоции. Социалната подкрепа не действа сама по себе си и по този повод са включени в проекта колеги от всички йерархични нива, работещи по различни видове социална подкрепа, част от тях са:
- Емоционална подкрепа – изразява се в загриженост, симпатия и съпреживяване;
- Информационна подкрепа – очаква се от ръководния състав с цел подпомагане при вземането на решения и сигурност при предприемането на специфични действия;
- Социално-интегративна подкрепа – отнася се към приемането на колегите и работа в групи, възможност за участие в социални дейности, общуване с различни хоризонтални и вертикални нива;
- Организационна подкрепа – осигуряване на необходимите материални условия за работа.
Обобщено проектът ще работи за повишаване на компетенциите на колегите чрез неформални обучения; повишаване на емоционалната интелигентност – чрез споделяне на чувства и реакции в „стресиращи събития“ и ще повишава сплотеността на групите и екипите в компанията. Дългосрочен проект, който смятаме, че е изключително важен в контекста на случващото се в световен мащаб.
Останалите проекти си позволяваме да запазим в тайна, като загатваме, че ще са в посока на създаване на приятна, мотивираща, истински зареждаща и предразполагаща към даване на максимум.
ВИЖТЕ ОЩЕ:
HR проектите в България: Добротворчеството в „Ейч Пи Инк България“
HR проектите в България: Корпоративен уелнес, Playtech
HR проектите в България: Империум на CASH CREDIT
HR проектите в България: Employee Value Proposition = EVP на „Райфайзенбанк“
HR проектите в България: EVN Презареждане
HR проектите в България: Contipso Learning
