Какво е да си HR във време на пандемия: Елена Радева, Майя Пейчева-Такева, Иванина Матева, HPE

От ляво надясно: Елена Радева - специалист ЧР, Майя Пейчева-Такева - мениджър ЧР, и Иванина Матева - специалист ЧР

2020 и 2021 бяха различни! Изискваха адаптивност и бързи решения, а ролята на HR-а беше ключова. Специалистите по човешки ресурси трябваше да дават адекватни отговори в непредвидима среда, да вземат своевременни решения, с които да опазят здравето на служителите си, но и да осигурят непрекъснатост на бизнес процесите. Да реорганизират режима на работа, да ангажират, мотивират и привличат хора в онлайн среда, но и да поддържат връзката с тях жива... И всичко това в бързопроменящи се и екстремни условия, за които никой не беше подготвен.

Какво е да си HR във време на пандемия попитахме HR професионалисти във водещи компании от различни сектори в България. Елена Радева, Майя Пейчева-Такева, Иванина Матева от HR екипа на Hewlett Packard Enterprise (HPE) разказват повече за предизвикателствата в новите условия на работа. 

Кои бяха най-големите предизвикателства, с които се сблъскахте през изминалата година, и как се справихте с тях?
2020 – годината на новата реалност наложи реорганизиране на бизнес стратегията, промяна в жизнения цикъл на компанията, в усещанията, възприятията и мисленето на служителите. Установиха се нови и се преобразуваха стари вътрешни и външни процеси на работа. 

Макар и не нов за нас и вече с установени практики на ползване от дълги години, дистанционният режим на работа донесе нови предизвикателства. Наложи се да го превърнем в цялостен начин на живот и функциониране на компанията. Основното предизвикателство, пред което са изправени всички индустрии, в това число и ние, е липсата на социална връзка и на ежедневна ангажираност. Това определя много опорни точки, върху които да бъдат насочени нашето внимание, сили и действия – организиране на здравословни и безопасни условия на труд и осигуряване на необходими ресурси, за да могат нашите служители да извършват ежедневните си работни дейности от вкъщи, задържане на мотивацията и ангажираността им, запазване на добрите чувства и благополучието им и промяна в мисленето и възприятията им за новия модел на работа. 

Всички събития и инициативи преминаха в онлайн формат за много кратко време. Успяхме да поддържаме интереса на служителите ни към тях и да стимулираме участието им чрез ангажираща комуникация и предоставяне на гъвкавост и различни възможности.

Можем да обобщим, че се справихме успешно с предизвикателствата, като разгледахме три основни фактора, които включват трудова безопасност и здраве в контекста на отдалечената работа, уелнес и ангажираност на служителите и производителността на служителите. За нас това бяха основни приоритети и те бяха водещи при вземането на редица решения.

Кои от въведените от компанията мерки дават най-добри резултати?
Дадохме възможност на всички свои служители да започнат да работят отдалечено преди официалните държавни разпоредби. Започнахме подготовката и продължихме да тестваме различни планове за продължаването на бизнеса преди отдалечената работа да стане норма. Разгледахме подготовката за ситуацията не само от гледна точка на дистанционната работа, но по един наистина цялостен начин. Взехме предвид аспекти като психическото и физическото благосъстояние на нашите служители, производителността, ангажираността и мотивацията. Паралелно с подготовката на ситуацията осъзнахме, че за да се организира безпроблемният преход към отдалечен работен режим, комуникацията е от ключово значение, както и осигуряването на психологически безопасна среда. 

Безопасността и благополучието на служителите са от първостепенно значение за нас. Разработени бяха подробни протоколи за реакция, за да предпазваме членовете на екипа си по всяко време. Проведохме и множество уебинари по ергономичност, разпознаване и изчисляване на стреса, за управление на сложността на балансирането на работа и личен живот. В допълнение провеждаме онлайн сесии, насочени към конкретни категории като жени, хора с различни способности и други, за да помогнем на всички да се справят с допълнителния стрес.

В тази линия започнахме да провеждаме и регулярни срещи с лидерския екип в България, да стимулираме чести разговори и регулярни дискусии на ниво екип, бизнес и държава. По този начин гарантирахме, че служителите са добре информирани за различните бизнес стратегии, приети от организацията, подхода за управление на тази пандемия, мерките за защита на служителите и приноса на HPE за обществото като цяло. Така засилихме чувството за сигурност и принадлежност и затвърдихме чувството на гордост сред нашите служители.

През март тази година бе въведена и новата политика на компанията Edge-to-Office, която обуславя гъвкава среда и хибриден начин на работа. Програмата дава възможност за продължаваща работа от разстояние, но и работа от офис помещенията. Офисите бяха реконструирани, така че да се създадат допълнителни пространства за социално взаимодействие и лични контакти между служителите.

Наред с работата по осигуряване на безопасността и здравето на служителите ни създадохме нови и акцентирахме върху употребата на настоящи виртуални платформи за ангажиране, вътрешни и външни социални медии. Проведохме различни онлайн състезания и забавни дейности, използвайки и интерактивни платформи, където служителите могат да споделят от интересни снимки от живота си по време на затварянето до своя опит в справянето с предизвикателствата по време на работа от разстояние. Насърчихме много екипи да провеждат ангажиращи срещи и активности, при които хората се свързват онлайн на още по-регулярна база и дискутират различни теми – лични и професионални.

През годините компанията усилено подкрепя създадените вътрешни ресурсни групи и групи за ангажиране (Women@Work, Young Employees Network, HPE Gives Bulgaria, DisAbilities Network Bulgaria и др.), които изключително добре се вписаха и при промяната към новата реалност. Управлявани от служители на компанията на базата доброволчество, те подкрепят различни направления, които всъщност дадоха добавената стойност към усещанията и възприятията на служителите, като поддържаха интереса към различни сфери в иначе така променената действителност. Всичко това подпомогна и подкрепи поддържането на социалната и личностната култура, насърчи приобщаването – ценности, които са неизменна част от ДНК-ато на компанията. 

Важна роля имаше и локалният Wellness екип с основен фокус върху поддържането на благополучието на служителите в три основни стълба – физическо, психическо и финансово здраве. В онлайн среда преминаха и провеждането на различни курсове и събития като йога, пилатес, силови тринировки, обучителни сесии за справяне със стреса, за поставяне на ясни цели и тяхното постигане, за подобряване на комуникацията и взаимодействието с околните, също така сесии, които да повишат финансовата им култура. Продължихме предоставянето на нашите служители на професионална програма за поверително консултиране по теми, свързани с междуличностни и професионални взаимоотношения, емоционално здраве, финансови и правни въпроси, справяне в трудни моменти, постигане на позитивна промяна и емоционален комфорт.

Компанията продължи да стимулира използването и на всички вътрешни политики, които са внедрени под мотото Work That Fits Your Life, като уелнес петъци, платен родителски отпуск, плавно връщане на работа, плавно пенсиониране.

HPE създаде и глобален портал, който съдържа цялата информация, свързана с COVID-19, и действа като готов справочник за всичко, което служителите и мениджърите им трябва да знаят за пандемията, както и как да се обърнат за помощ, когато е необходимо. На разположение винаги е и т. нар. Country Crisis Management Team, който организира и управлява процесите, свързани със здравето и безопасността на служителите в организацията в условията на пандемия. 

Друга глобална инициатива е активното събиране на обратна връзка от нашите служители чрез бързи проучвания и дискусии, проведени от мениджъри, ръководители на сайтове и HR мениджъри. Така разбираме спектъра от проблеми, с които се сблъскват нашите служители, докато работят от разстояние. В тази връзка бяха въведени приложения, които да бъдат от полза за благосъстоянието на нашите служители, като Headspace, Well Beats и т.н., тъй като вярваме, че те облекчават често срещаните проблеми, с които се сблъскват служителите, работейки от вкъщи.

Не на последно място, по отношение на производителността, ние калибрирахме очакванията за производителност въз основа на фазите в техния режим на работа от разстояние. Разбираме, че служителите могат да имат променяща се продуктивност в различните периоди от разгръщането на пандемията. Затова, когато задаваме очаквания за производителност, ние вземаме предвид и различни аспекти като стрес, допълнителни отговорности в семейството или социалната среда и т.н.. Служителите  пък спестиха време и енергия за пътуване до/от работното място, което също помага. Упълномощавахме нашите лидери да балансират гъвкавостта и производителността в рамките на техните собствени екипи. Това беше и нашият подход за оценка и калибриране на производителността и в крайна сметка сме  изключително горди с нашите служители, с които заедно преминахме през тези предизвикателни времена.

Кои нови практики ще запазите и след ковид пандемията?
Ситуацията с COVID-19 породи критична необходимост от преквалификация и под преквалификация нямаме предвид просто усъвършенстване на техническите умения, но и адаптиране към променящите се очаквания на средата. Пандемията ускори необходимостта организациите и хората да се променят и адаптират много бързо. Когато средата се променя, трябва да се промени и отговорът към тази среда. HPE посреща актуалните нужди чрез интервенции като обучения, коучинг, учене чрез опит и други инициативи за преквалификация.

„Промяната е единствената константа“ – клише, което твърде често започна да се използва, но все пак много актуално, особено в тези времена на несигурност. HPE проявява ангажимент и към служителите си, и към обществото и практикува реално приобщаване, използвайки ефективна комуникация, вземане на решения с участието на всички заинтересувани, етични практики и ценностно ориентиран подход за преодоляване на промените, предизвикани от COVID-19, за да организира прехода към новото нормално и да го направи възможно най-плавно.

Основният ни фокус продължава да бъде запазване на здравето и благополучието на служителите ни, както и поддържането на баланса между работата и личния живот.

Предприетите действия от компанията и поддържането на вече създадените политики и възможности дават много добри резултати. Продължаваме ежедневно да насочваме своето внимание към корпоративната култура и среда с цел осигуряване на спокойна, ефективна, приятна и продуктивна работна обстановка. За нас е важно хората да се чувстват добре, за да са щастливи и пълноценни, дори и в ситуация на динамични лични, икономически или социални промени. Затова е необходимо продължаващото поддържане на стабилност и сигурност у служителите.

HPE винаги предоставя гъвкавост, където е необходимо, и истинските нужди на служителите са ключов фокус за нас. Резултатът от всичко това е задържане и повишаване на мотивацията и ефективността, ръст на ангажираността, запазване на физическото и психическото здраве и издръжливост, задържане и увеличаване на доверието към компанията. Именно затова сме уверени, че заедно с нашите служители ще продължим да се справяме умело с предизвикателствата и успешно да градим стратегии и да постигаме резултати както в професионален, така и в личен план. 

Повече информация за компанията и свободните позиции в момента вижте в профила на Hewlett-Packard Global Delivery Bulgaria Center EOOD в JOBS.bg тук

 Какво е да си HR във време на пандемия разказват още:

Екатерина Димова, мениджър „Човешки ресурси“ в Тинкин
Диана Филипова, Ивелина Петрова и Мария Рангелова, Coherent Solutions
Милка Рачева, директор „Човешки ресурси“ в Адастра България
Борислава Георгиева, HR мениджър на DHL ESS
Северина Мицова, HR специалист в AtScale
Ваня Георгиева, HR мениджър на Astea Solutions
Миглена Узунова-Цекова, старши директор „Човешки ресурси“, А1 България
Благослава Данаилова, Recruitment Business Partner в Endava
Кремена Лефтерова, HR бизнес партньор в Mars