Как МенторМейт въвежда в работата новите хора, които работят дистанционно?

Виктория Чучумишева, HR мениджър на МенторМейт

Пандемията и масовото налагане на дистанционната работа като противоепидемична мярка срещу разпространението на коронавируса доведоха до сериозно преструктуриране на процесите на подобор и наемане. Как компаниите в България въвеждат в работата новите хора, които работят дистанционно, питаме HR професионалисти и мениджъри от различни сектори в България. Какво се промени в процеса в МенторМейт, научете от Виктория Чучумишева, HR мениджър на компанията.

За МенторМейт дистанционната работа не е нещо напълно ново. Имайки 5 офиса в различни градове в България, колеги в Щатите и клиенти от различни точки на света, сме съобразили всичките си процеси с тази специфика. Разбира се, новата обстановка все пак ни постави в нова реалност, в която да преосмислим много направления, в това число и въвеждащия процес за нови колеги. 

На ниво компания колегите минават през поредица от презентации и обучения в рамките на първите си 6 месеца - визия и култура, вътрешни процеси, методологии на разработка, възможности за развитие, взаимоотношения с клиенти. Изключително много държим да показваме лично отношение, затова и процесът е съпроводен от онлайн срещи и дискусии, водени от HR и Operations екипите. Имаме информационен портал, където всеки може да намери отговори на своите въпроси. Винаги сме поддържали този портал, но сега засилихме фокуса към качването на информация там - ако повече от 1 човек ни пита нещо и го нямаме описано, веднага се заемаме да го качим. Новите колеги получават програма за въвеждащия период, а в момента работим над създаването на онлайн курс, за да може още по-лесно да се ориентират и следят какво ги очаква.

Запознаването с колегите става сравнително бързо. Човек се среща с много професионалисти от компанията по време на въвеждащата програма. С лийда си се запознава на първия ден и двамата се срещат регулярно. Влизайки в проект, започва да се вижда и да работи с екипа си ежедневно. На разположение е платформа, в която има профил и информация за всеки колега. Провеждаме различни събития, например за споделяне на знания или за забавления, в които новите колеги са поканени. По този начин се запознават с ключови специалисти и с хора с еднакви интереси. В момента работим над идея за видео представяне на мениджърския екип, за да може новите колеги още по-добре да опознаят лидерите, които водят компанията, техния кариерен път и ценности.

Основното предизвикателство при интеграцията на новите колеги е да се почувстват част от общността на МенторМейт и бързо да се ориентират в културата. Започвайки дистанционно, те нямат възможност да работят рамо до рамо с останалите колеги и да черпят знания като наблюдават различни стилове, справяне с трудни ситуации, намиране на решения. Също така не са виждали целия екип на компанията и не знаят от какво са част. Поощряваме лийдовете да канят новите колеги в офиса и да се срещат с тях на живо през първите им месеци, за да изградят още по-силна връзка. Това, разбира се, в момент на извънредна обстановка е изцяло на доброволен принцип.

Целият процес на подбор и въвеждане протича дистанционно. Влагаме целенасочени усилия да се погрижим, че наемаме правилните хора и им осигуряваме необходимите ресурси откъм техника, информация и подкрепа, за да се адаптират успешно към компанията и работата си. Въпреки това, няма как напълно да компенсираме живия контакт и е по-трудно да се опознае цялостно даден човек. Не всички черти от стила на комуникация, начина на работа, взаимодействие и мотивация могат да се уловят чрез онлайн общуване.

Допълнително усложнение е, че често лийд и нов колега не работят заедно по проект. Преди работеха от един офис и лесно можеше да се наблюдава как се справя новият колега. За да се справим с това, запазихме продължителността на изпитателния срок и въведохме процес за по-ранно събиране на обратна връзка и разглеждане на представянето. За нас е важно бързо да се уверим, че новите колеги се справят спрямо очакванията. А ако има разминавания, възможно най-бързо да ги идентифицираме, да създадем план за очакваните резултати, да го комуникираме ясно и да търсим начини за ползотворно партньорство.