Какво ще промени Наредбата за вписване в регистъра на заетостта?

Лили Панайотова – Съосновател на Green Path. Снимка: Личен архив

На 2 август 2024 г. в Държавен вестник беше публикувана Наредба за вписване в регистъра на заетостта, съгласно която след 1 юни 2025 г. работодателите следва да вписват данните за трудовите правоотношения в регистъра на заетостта, който ще се изгради и поддържа от Националната агенция за приходите. Основната цел на тези промени е да се премахне хартиената трудова книжка. 

Повече за тази Наредба и как ще повлияе на работодателите и служителите, разказва Лили Панайотова - Основател на Green Path. Лили е Старши Бизнес Консултант, автор на програми за практически обучения и обучител в областите трудово право, пейрол и HR операции. Преди близо 10 години влиза в ролята на предприемач и визионер, като инициира създаването на компанията Green Path, която оперира в областта на изнесените HR дейности.

Лили, разкажете ни повече за новата Наредба и какво ще се промени с нея.
Наредбата е последният нормативен документ, който се очакваше да се приеме в подкрепа на дигитализирането на досегашната хартиена трудова книжка. На 10.10.2023 г. бе обнародвана промяна в Кодекса на труда, с която считано от 01.06.2025 г. трудовата книжка се замества с регистър на заетостта, в който ще се съдържат единните електронни трудови записи на работниците и служителите. С въвеждането на този регистър отпада един процес, който генерираше осезаема административна тежест при работодателите, а и в някои държавни институции. Предвид, че вече живеем във време, в което разчитаме изкуственият интелект да замести редица скриптови и повторяеми задачи, които не развиват знания и умения, бе странно да продължаваме да държим на хартиени документи като трудова книжка, инструктажни книги и др. подобни. В последните месеци бяхме свидетели на няколко промени в тази област, което ни кара да сме обнадеждени, че бъдещето ни ще е свързано с подобряване на ефективността в административните задачи на ЧР специалистите.

Наредбата е приета от правителството на г-н Главчев и регламентира обема на информацията и сроковете, в които трябва да се вписват данни в регистъра на заетостта, както и урежда реда за достъпа на правоимащите лица.

Част от текстовете в наредбата не са изненадващи и са прочит на данни, които до момента попълвахме в трудовите книжки, но други ще бъдат новост за нас. Те ще доведат до необходимост разработчиците на софтуери за заплати и ЧР операции да подготвят актуализации, с които да посрещнат промените. В допълнение, при внимателен прочит, виждаме въвеждане на нова информация, която до момента не бе част от трудовите книжки или от досегашния регистър на трудови договори. Като пример мога да посоча необходимостта от подаване на данни за уговорен платен годишен отпуск, както и получаване на запорни съобщения по чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс или вдигането им. Второто допълнение буди интерес, тъй като при разглеждане на бъдещото уведомление се вижда, че работодателите ще подават информация само за наличие или липса на запори, без да подават данни от кого е запорното съобщение, сума или др. разширена информация. Оттук веднага възникна въпросът – в този случай бъдещ работодател на служител със запор следва ли да предприема някакви действия по него, и ако да, какви биха били те?

Освен трудовите правоотношения промените ще касаят и служебните, като по сходен начин ще отпадне необходимостта от попълване на служебна книжка, данните от нея отново ще се прехвърлят към регистъра. Тук има една особеност, че за този преход има една допълнителна година и стартовата дата ще бъде 01.06.2026 г., а не 01.06.2025 г., както е за трудовите договори.

По какъв начин Наредбата ще повлияе на работодателите и как да се подговят за предстоящите промени?
Както всяка значима промяна, така и тази имаме очакването да доведе до първоначални затруднения, особено в компании, които не използват софтуер за заплати или нямат външен консултант. Такива компании биха изпитали затруднение от повишения обем уведомления, които ще трябва да генерират към НАП. За сравнение, в момента такива уведомления се подават при сключване на договор, при промяна на длъжност, място на работа или срок на договор или при прекратяването му. С приемането на новата наредба уведомления ще се подават за всяка промяна на заплата, при смяна на работно време, за отчитане на запорите, за полагаем отпуск, при изплащане на обезщетение по чл. 222 от Кодекса на труда. Тук вече обемът е значително по-голям и тези компании трябва да обмислят подхода си към задачата.

Компаниите, които имат внедрени софтуерни решения, ще трябва да подсигурят, че тези решения ще отговарят на новите нужди, както и да изградят процес за подаване на уведомленията към НАП, без да допускат пропуски и забавяния. Това изглежда като прав процес без много неясноти, но при големи обеми може да бъде предизвикателство. Най-малкото, представете си по-голяма компания, която до момента има един пълномощник с електронен подпис, който прави регистрациите, които не са толкова много. Сега вече трябва да се обмисли дали един представител е достатъчен, или трябва да се разпредели дейността между няколко експерти.

Друг много сериозен процес, който съпътства промяната, е обработката на хартиените трудови книжки. Всички работодатели ще трябва да оформят трудовите книжки на всички свои служители в срок от 01.06.2025 г. до 01.06.2026 г. Това означава, че те ще имат една година срок за това. Към днешна дата този срок ни се струва достатъчен, но предвид множеството дейности, които са част от ежедневието на един ЧР администратор, със сигурност трябва да направим строен и подреден план за подготовката им.

Не на последно място, с въвеждането на регистъра на заетостта и достъпите, които имат работодателите до него, ще доведе до промяна и в процеса по назначаване. Ние сме свикнали да изискваме от одобрените кандидати копия на трудовите им книжки, с цел да калкулираме коректния процент трудов стаж и професионален опит (клас), който ще получават, докато от средата на следващата година работодателите ще получават този достъп чак след като регистрират трудовия договор на лицето.

А какво означават тези промени за служителите?
Служителите ще бъдат подсигурени със сигурен достъп до данните си, което е значителна крачка напред. Трудовата книжка е документ, който при загуба трудно може да се възстанови. Процедурата е изключително тромава, изисква свързване с всички работодатели, а често служителите не могат да се свържат с някои от тях или същите не са кооперативни. Всичко това довеждаше до загуба на трудов стаж на тези лица.

Новата уредба ще гарантира, че с наличие на ПИК от НАП или ако имаме квалифициран електронен подпис (КЕП), то ще можем да видим своите договори – минали и настоящи, данните, които са подадени за нас, както и да проверим дали те са коректни. Това ще можем да направим веднага без значение от часовия диапазон, без да е необходимо да чакаме работното време на работодателя ни или това на НАП. Тази информация би ни подкрепила, когато кандидатстваме за заем, записваме детето си в детска градина и в други случаи, при които ни е необходима актуална информация за трудовия ни договор. 

Въпреки това важно е да подчертаем, че цялата информация ще бъде пълна от 01.06.2025 г. и напред, докато за периодите преди това ще важат досегашните трудови книжки. Това означава, че всички ние, които до тази дата имаме сключен поне един трудов договор, ще имаме трудова книжка и същата ще трябва да пазим и предоставяме пред новия си работодател, за да може той коректно да изчисли стажа ни.

Какво е Вашето мнение - дали промяната ще бъде позитивна, или ще създаде повече усложнения, отколкото ползи?
Както казах и в началото, живеем във времена, в които технологиите ще бъдат значима част от живота ни без значение дали имаме притеснения, или не за това. Това е път, по който вече вървим, и по-скоро въпросът е дали ще вървим с прогреса, или ще стоим на едно място, което ще ни води до последните позиции в света. Личното ми мнение е, че това е една изключително позитивна промяна, която по-скоро определям като много закъсняла, отколкото да имам каквито и да е съмнения за необходимостта ѝ.

Разбира се, трябва да сме подготвени за трудности, с които ще се сблъскаме в началото, ще има преход, който ще бъде тежък и натоварващ, но е неизбежен. Може да се наложи да се направят корекции в сегашните текстове, да отпаднат някои от задълженията, за които четем в този вариант на Наредбата, за които ще се намерят други източници на информация, но при всички положения сме на прав път.