HR проектите в България: Дигитализация на HR процесите в Pontica Solutions

Милена Балевска - Директор Човешки Ресурси в Pontica Solutions. Снимка: Личен архив

В рубриката „HR проектите в България“ разказваме за конкретните проекти, зад които стоят HR екипите тук, за да покажем, че в България може да имаш интересна и успешна HR кариера, както и че работодателите в България създават условия за такава.

Разкажете ни за Вашия проект, с който сте финалист в Годишните HR награди на БАУХ 2023, категория „Най-добър проект на голяма компания“.
Проектът, с който участвахме в Годишните HR награди на БАУХ 2023, беше дигитализацията на HR процесите в Pontica Solutions – електронно подписване, електронно досие и интеграция с други системи. 

Каква е целта му и защо решихте да го стартирате?
Поради размера на компанията и увеличаващата се дистанционна работа  електронното подписване беше приоритетен проект за 2023. В България Pontica Solutions има офиси на 3 локации – в София, Варна и Бургас, което значително затрудняваше всички административни процеси, свързани с подписване на документи и създаване на досиета, администриране на социални придобивки, онбординг и офбординг.

Как приеха служителите в компанията този проект?
След подробно проучване избрахме да внедрим решение за цялостна дигитализация на HR процесите. В рамките на три седмици всички колеги започнаха да използват приложението, което им дава непрекъснат достъп до всички документи, свързани с трудовото им правоотношение. Администрирането на всякакви социални придобивки, изискващи подписване на документи физически, се извършва веднага в електронна среда, което спестява време и не се налага колегите ни, работещи дистанционно, да идват до офисите ни. Използвайки приложението, те се чувстват спокойни, тъй като защитата на личните им данни е 100% гарантирана.

Какви ресурси – като време, финансови и други, Ви костваше?
Основното при дигитализирането на процесите в „Човешки ресурси“ и въвеждането на електронно досие е правното обезпечаване и сигурността на данните. Тъй като приложението е интегрирано с всички други информационни системи в компанията, беше необходимо време за автоматизирането на процесите по онбординг, офбординг и администрирането на всички социални придобивки, което изискваше добра координация между всички отдели в компанията. Финансовият ресурс за дигитализация, който вложихме, е в пъти по-малък от намаляването на разходите за администриране, преструктурирането на отдела и времето, което спестяваме в ежедневната си работа.  

 Какви резултати искахте да постигнете с проекта и какво реално постигнахте?
•Открит изцяло „безхартиен“ офис с 50 души в Бургас.

•99, 86% покритие на електронно подписване. 

•Оптимизиране на работното време – 20 договора за седмица е възможно да се подготвят за 2 часа в сравнение с отделянето на около 1 час на договор преди въвеждането на електронно подписване. 

•1 оперативен експерт от отдела е отговарял за обгрижването на 175 служители през 2022, а благодарение на дигитализацията на процеса през 2023 – за 278. 

•Намаляване на грешки в Payroll под 0,4%.

•Всички документи на Pontica Solutions, като например изменения на Вътрешните правила за работна заплата, Правилника за вътрешен трудов ред, провеждането на инструктажи – начален, на работното място, периодичен, Whistleblowing policy се подписват електронно. 

•За 1 година са генерирани общо 4781 документа – процес, който спестява огромно количество тонер, хартия и амортизация на принтери и химикали:

o200 000 м³ спестена дървесина/година;

o120 000 л спестена вода/година.

•Административен онбординг  в първия работен ден – след дигитализиране спестява над 200 часа на година.

Кои бяха най-големите предизвикателства и как ги преодоляхте?
Най-големите предизвикателства бяха промените на всички съществуващи до момента документи, за да могат да бъдат пригодени за електронно подписване, както и създаването на нови, необходими за процеса. 

С какво най-много се гордеете с този проект?
Чрез дигитализацията на тези процеси освобождаваме повече време, в което екипът ни да се фокусира върху въвеждане и оптимизиране на програмите за обучение и развитие и HR инициативите в компанията. За изминалата 2023 са проведени две регулярни проверки от Инспекцията по труда без никакви забележки и предписания по електронните документи.

Запознайте ни с Вашия HR екип – колко и какви са HR професионалистите в него, каква е тяхната експертиза?
В екипа в момента има трима експерти, които организират и изпълняват основните процеси: 

•Експерт „Човешки ресурси“, който отговаря за администрирането на трудовите правоотношения, здравословните и безопасни условия на труд, автоматизацията на процесите в екипа и основен двигател в проекта по дигитализация;

•Payroll експерт, който отговаря за цялостния процес по заплащане и комуникация с различни институции;

•Експерт обучение и развитие, който организира вътрешни и външни обучения, оценка на компетенции, въвеждане на кариерни пътеки и поддържа вътрешни системи за обучение и развитие.

Споделете с нас какви нови HR проекти планирате.
Смятаме, че стратегията за обучение и развитие трябва да е съобразена с истинските нужди на компанията и с бъдещите цели, а не с тенденциите или моментните нужни на един или два екипа, което води до правене на програми и обучения „на парче“ без ясна цел и резултат. Това доведе и до решението да приложим Harrison Assessment и резултатите да са отправната точка, от която да построим стратегията за обучения, което е за нас основен фокус занапред. 

Вече направихме асесмънт на целия мениджърски екип, подробен анализ на уменията на всяко ниво и позиция и план за обучения през годината, адаптиран спрямо нуждите и целите на компанията. В края на годината искаме да повторим този асесмънт и да оценим добавената стойност на обучителните програми.

По отношение на заплащане и администриране продължаваме с непрекъсната автоматизация на ежедневните дейности, тъй като това освобождава ресурс от време, което влагаме в развитието на колегите.

Вижте профила и актуалните позиции за работа на Pontica Solutions в JOBS.bg