Първите дни в Appolica

Даяна Гочева - People & Culture Manager Appolica. Снимка: Личен архив

В рубриката на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти от водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време е периодът по онбординг, какво да очакват новопостъпилите в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в Appolica от Даяна Гочева - People & Culture Manager.

Даяна Гочева работи в Appolica от 2020 година, като компанията е нейният пръв работодател в HR сектора. Днес тя заема длъжността People & Culture Manager като отговаря за качественото развитие на всички служители и дефинирането и комуникирането на фирмената култура, гарантирайки, че всеки нов служител е в синхрон с ценностите на компанията. 

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
В Appolica новият колега може да очаква вълнуващ, но и наситен с информация първи ден. Ние се стремим да улесним този процес чрез структурирана онбординг програма и запознаване с фирмената ни култура. Още преди стартовата дата, всеки нов служител получава план и насоки за началното обучение и пакет с предварителна информация за основите на бизнеса ни. Това им помага да се чувстват по-подготвени и уверени при започването на нова работа.

Първият работен ден започва около 9:00 ч. в нашия офис на бул. "България" в София. Най-често, новият колега ще бъде посрещнат от представител на People & Culture екипа, които ще дадат цялата информация за това, което предстои - от протичането на първия ден до въвеждането в работния процес.

Денят стартира с кратка обиколка на офиса, по време на която новият служител ще се запознае с пространството и с колегите. Целта е новият член на екипа да се почувства интегриран и част от общността ни още от самото начало. След обиколката, новият колега ще има възможността да се установи на работното си място, където ще намери необходимото техническо оборудване и няколко практични подаръка като тефтер и бутилка за вода, които ще допринесат за удобството му. През деня ще има срещи с ключови членове на екипа, които ще предоставят допълнителна информация за ролята и задачите му. 

За да направим деня по-приятен и социален, обядваме заедно на нашата тераса или около барбекюто. Това е отлична възможност за новия служител да се свърже с екипа в неформална обстановка и да започне да изгражда приятелски взаимоотношения.

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
В Appolica се стремим да осигурим топло посрещане и успешно интегриране към екипа на новите ни служители от самото начало. За да постигнем това, предприемаме няколко ключови стъпки. 

Още преди новият колега да започне, ние споделяме информация за него вътрешно и запознаваме екипа с ролята, която ще изпълнява. А в момента, в който той се присъедини към нас, го представяме чрез съобщение в канала ни в Slack. Това позволява на всички да го поздравят и да се запознаят с него още преди личните срещи.

Също така се грижим новите ни служители да са добре информирани за своите роли, очаквания и фирмената ни култура. Това е и част от причината да създадем нашия Culture book, който съдържа важна информация за нашите ценности, мисия и очаквания. 

В първите няколко дни и седмици новият служител преминава през различни обучения и срещи с ключови членове на екипа. Техническите ръководители и мениджъри изготвят подробен план за обучение, адаптиран към нуждите му. Това включва запознаване с конкретните проекти и инструменти, по които ще работи. 

Редовно организираме социални събития и тиймбилдинг активности, които спомагат за укрепването на екипния дух и създаването на позитивна работна атмосфера. Те помагат на новите служители да се почувстват част от екипа и да изградят доверие и приятелства с колегите си.

Ключово за нашата онбординг политика е да насърчаваме новите служители да споделят своите въпроси и притеснения. Редовните сесии за обратна връзка и индивидуалните срещи допринасят за успешната адаптация към нова работна среда и повишаване на увереността.

Правим тези неща, за да гарантираме, че новите членове на екипа се чувстват добре дошли в организацията, като същевременно създаваме условия за тяхното успешно развитие и принос към компанията.

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
В Appolica процесът на обучение е съобразен със специфичните нужди на длъжността и отдела, към който се присъединява новия служител. Всеки от екипа ни разполага с личен годишен бюджет за обучение, който може да се използва за курсове и сертификати, съответстващи на плановете за професионално развитие. Осигуряваме и достъп до различни онлайн платформи, предлагащи курсове и ресурси за по-нататъшно обучение.

Инженерите обикновено преминават през по-подробен инструктаж с преките си ръководители, където се запознават с конкретните технологии, с които ще работят. Тази стъпка от онбординга се адаптира въз основа на изискванията на екипа и проекта, за да се осигури плавен преход и ефективно обучение.

В Appolica се стремим не само към професионалното развитие на нашите служители, но и към тяхното личностно израстване. Затова предлагаме разнообразни обучения за междуличностни и лидерски качества. Тези обучения включват курсове по ефективна комуникация, даване на обратна връзка, емоционална интелигентност и лидерство. Целта им е да развият уменията на служителите за работа в екип, да подобрят взаимодействието им с колегите и да подготвят бъдещите лидери на компанията. Чрез тези програми нашите служители се научават как да мотивират и вдъхновяват екипа си, да вземат стратегически решения и да създават позитивна и продуктивна работна среда.

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
В процеса на онбординг в Appolica участват няколко ключови фигури, всяка с важна роля за успешната интеграция на новите служители. Основен контакт за новите служители в първия им ден са членовете на People & Culture екипа. Те организират и координират целия процес на онбординг, включително предварителните приготовления и документация. Те провеждат обиколката на офиса и запознават новите служители с екипа и фирмената култура, като създава усещане за приобщеност и подкрепа от самото начало.

Екипът по подбор на кадри играе ключова роля в процеса на наемане на нови служители. Поради тази им роля, Talent Acquisition мениджърите са топлата връзка на новите колеги преди началната им дата. 

Техническите ръководители и мениджъри на екипи също са част от процеса на онбординг. Те изготвят подробен план за обучение, адаптиран към специфичните нужди на новия колега. Това включва запознаване с конкретните технологии и проекти, по които ще работи новият служител. Те предоставят практически насоки и подкрепа, като осигуряват плавен преход и ефективно въвеждане в работния процес.

Целият процес е подкрепен от социални събития и тиймбилдинг активности, които спомагат за изграждането на силен екипен дух и създаването на позитивна работна атмосфера. Тези дейности помагат на новите служители да се почувстват част от екипа и да изградят доверие и приятелства с колегите си.

Чрез този координиран подход, ние гарантираме, че новите ни служители се чувстват добре дошли и интегрирани в организацията, като същевременно създаваме условия за тяхното успешно развитие и принос към компанията.

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
В Appolica предоставяме на новите служители разнообразие от инструменти и ресурси, които им помагат да се адаптират по-лесно и ефективно към новата работна среда. Един от ключовите ресурси е нашият Culture book, който съдържа важна информация за фирмената култура, мисия, ценности и очаквания. Това е първата стъпка към запознаване с нашата организация и начин на работа.

Освен нашия Culture book, ние разполагаме с изключително подробна база данни в Confluence. Тази платформа включва всичко необходимо за новите служители – от отговори на често задавани въпроси до детайлни процедури и ръководства за използване на различни системи и технологии. Confluence осигурява бърз и лесен достъп до информацията, необходима за успешното изпълнение на служебните задължения.

За да поддържаме всички служители информирани и ангажирани, веднъж месечно провеждаме т.нар. all-hands meeting. Тези срещи са отлична възможност за предоставяне на актуални ъпдейти относно състоянието на компанията, нови проекти и стратегически планове. По време на тях служителите могат да задават въпроси и да получават директни отговори от мениджмънта, което спомага за прозрачност и откритост в комуникацията.

Тези инструменти и ресурси, съчетани с регулярни социални събития и тиймбилдинг активности, създават благоприятна среда за бърза и успешна адаптация на новите служители. Чрез предоставянето на всичко необходимо за тяхното развитие и интеграция, ние гарантираме, че те ще се чувстват добре дошли и подкрепени от самото начало.

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Целият процес на онбординг в Appolica е проектиран да бъде гъвкав, като се съобразява с темпото и нуждите на всеки нов служител. Това гарантира, че те получават цялостна подкрепа през първите дни в компанията, което спомага за плавен преход и ефективно въвеждане в работния процес.

Един от важните аспекти на онбординг процеса в Appolica е редовната обратна връзка и оценка на напредъка. Провеждат се редовни срещи за обсъждане на развитието на новите служители и за адресиране на всякакви възникнали въпроси или притеснения. Това гарантира, че новите членове на екипа се чувстват подкрепени и уверени в своите роли и съвместната ни работа в бъдеще.

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
В онбординг процеса често се налага да персонализираме преживяването, така че да съответства на разнообразния опит и характеристики на нашите нови служители. За да се справим с това, ние поддържаме нашия план за онбординг гъвкав, като го адаптираме въз основа на индивидуалната обратна връзка и нужди. Например, можем да ускорим някои аспекти и същевременно да предоставим допълнителна подкрепа, ако тя е необходима.

Друго предизвикателство е интеграцията на новите служители в културата на компанията. В Appolica придаваме голямо значение на екипната работа. За да помогнем на новите служители да се адаптират, организираме редовни социални събития и тиймбилдинг активности. Тези мероприятия не само укрепват екипния дух, но и създават неформална обстановка, в която новите служители могат да изградят приятелства и доверие с колегите си.

Едно от най-големите предизвикателства е управлението на очакванията на новите служители. За да осигурим ясни и реалистични очаквания, ние провеждаме подробни въвеждащи срещи и обучения, които обясняват ролите, отговорностите и целите на новите служители. Това помага да се избегнат недоразумения и да се създаде яснота относно работните задължения.

Чрез тези методи и подходи успяваме да преодолеем предизвикателствата, свързани с онбординг процеса, и да гарантираме, че новите ни служители се чувстват добре дошли, информирани и интегрирани в екипа и организацията.

Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му към екипа?
В Appolica измерваме степента на готовност за работа и приобщаването на новия служител към екипа чрез комбинация от регулярна обратна връзка, оценка на представянето и наблюдение на интеграцията в екипа.

Още от първия ден, новите служители участват в редовни срещи с прекия си ръководител, където се обсъжда тяхното адаптиране към новата роля и екипната динамика. Тези срещи се провеждат седмично през първия месец, като след това се преминава към месечен формат. Целта е да се идентифицират и адресират всякакви въпроси или предизвикателства, с които новият служител може да се сблъска.

През първите три месеца новите служители преминават през няколко ключови етапа на оценка на представянето. Първоначално се фокусираме върху техните способности да изпълняват основните задачи, свързани с позицията им. Преките ръководители предоставят конкретна обратна връзка и оценяват прогреса спрямо предварително зададени цели и очаквания. Тези оценки включват както технически умения, така и междуличностни компетенции, които са важни за успешната работа в нашата компания.

Приобщаването към екипа е важен аспект от онбординг процеса. Наблюдаваме как новият служител се вписва в тази динамика и как взаимодействията му с колегите допринасят за колективната работа. Това включва участие в срещи, социални събития и тиймбилдинг активности. Регулярно събираме обратна връзка от колегите на новия служител, за да оценим как той се адаптира към работата с тях. 

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Съветът ми към всеки бъдещ служител в Appolica е да дойде с ентусиазъм и отворено съзнание. Първият ви ден е вълнуваща възможност да научите повече за новата си роля и да се запознаете с колегите си. Препоръчвам ви да носите позитивна нагласа. Не се притеснявайте да задавате въпроси, независимо колко незначителни може да ви се струват те. Това ще ви помогне да получите максимална яснота и увереност още от самото начало. 

Също така, препоръчвам да се прегледат всички материали, предоставени преди датата на започване на работа, като например информацията в Culture book-a ни. Това ще помогне на новите служители да разберат по-добре нашата работна среда и принципите, които ни водят.

Следването на тези съвети ще помогне за по-добра подготовка за първия работен ден в Appolica и ще осигури успешен старт в новата роля. А целият ни екип е ангажиран да направи началото на всеки нов колега възможно най-гладко и приятно.

Вижте по какви проекти работи Appolica

Вижте профила и актуалните позиции за работа на Appolica Ltd. в JOBS.bg

Вижте още от рубриката ПЪРВИТЕ ДНИ В... 

Първите дни в Региоком България
Първите дни в SiteGround
Първите дни в TechPods
Първите дни в Schneider Electric
Първите дни в tbi bank
Първите дни в Anthill
Първите дни в Constructor
Първите дни в Amusnet
Първите дни в Ментормейт
Първите дни в CluneTech
Първите дни в ПОК Доверие
Първите дни в BILLA България
Първите дни в Proxiad SEE
Първите дни в Coherent Solutions Bulgaria
Първите дни в Milestone Systems
Първите дни в Progress
Първите дни в Delta Source
Първите дни във Фрапорт Туин Стар Еърпорт Мениджмънт
Първите дни в StorPool
Първите дни в Еником М и Каре България
Първите дни в DataArt
Първите дни в Arco Real Estate
Първите дни в Blankfactor
Първите дни в А1 България
Първите дни в NOTO
Първите дни в Технополис и Практикер
Първите дни в KFC/Самекс
Първите дни в Kaufland България
Първите дни в Аурубис България