HR проектите в България: Подобряване и автоматизиране на процеса на въвеждане на новоназначени служители в Playtech

Дария Топалова, HR Директор на Playtech. Снимка: Playtech

В съвременната динамична бизнес среда HR функцията в България се развива изключително бързо и заема своето важно стратегическо място в управлението на компаниите. HR професионалистите и HR екипите вече проектират и изпълняват комплексни проекти, които не просто подпомагат бизнес процесите, но и добавят стойност и изграждат работодателски имидж.

В рубриката „HR проектите в България“ разказваме за конкретните проекти, зад които стоят HR екипите тук, за да покажем, че в България може да имаш интересна и успешна HR кариера, както и че работодателите в България създават условия за такава.

Научете повече за проекта „Подобряване и автоматизиране на процеса на въвеждане на новоназначени служители в Playtech“ от Дария Топалова, HR Директор на Playtech. Проектът достигна до финала в категория „Най-добър проект на МСП“ в  Годишните HR награди на БАУХ 2022.

Дария, разкажете ни за Вашия проект, с който стигнахте до финала в Годишните HR награди на БАУХ 2022?
Проектът ни за Годишните HR награди на БАУХ беше цялостна инициатива, насочена към подобряване и автоматизиране на процеса на въвеждане на новоназначени служители в Плейтех. Целта беше да се създаде единен онбординг процес, който да оптимизира дейностите на HR, IT и директните мениджъри, като същевременно осигури безпроблемен преход за новите служители.

За да постигнем това, внедрихме иновативно приложение, което се интегрира с вътрешната ни HR система. Това приложение автоматизира етапите на въвеждане и изпраща имейли и известия на новоназначените служители с информация и инструкции за всичко, от което се нуждаят, за да се подготвят за първия си ден, включително запознаване с екипа и културата в Плейтех, задължителни инструктажи и обучения, както и възможност да се представят пред колегите.

След назначаването си, те разполагат с индивидуален план и задачи, като имат възможност да проследяват напредъка си и своевременно да получават и дават обратна връзка.

Едно от ключовите предимства на новия процес е, че оптимизира дейностите на HR, IT и директните мениджъри, което прави процеса по-ефикасен и ефективен за всички участници. Друго предимство е, че осигурява последователно и ангажиращо преживяване за всички нови служители, което помага да се насърчи чувството за общност и принадлежност от самото начало.

Каква е целта му и защо решихте да го стартирате?
Основаната цел беше да подобрим и модернизираме процеса на въвеждане на новоназначените служители в компанията, след като установихме, че динамичната и непредсказуема среда, в която оперираме, изисква хибриден модел на работа. Този модел позволява гъвкавост и дистанционна работа, но може да създаде риск за запазване на уникалната ни култура и ангажираност, които нашите служители очакват от нас.

Поради тази причина стартирахме проекта, за да гарантираме, че всеки нов служител разполага с инструментите, ресурсите и подкрепата, от които се нуждае, за да стане продуктивен и ангажиран член на нашия екип. Нашият проект имаше за цел да обедини и автоматизира етапите на въвеждане за всички новонаети служители, което от своя страна оптимизира дейността на HR, IT и директните мениджъри.

Като цяло, този проект е отражение на ангажимента ни за непрекъснато усъвършенстване и внедряване на иновации. 

Как приеха служителите в компанията този проект?
Нововъведеният процес беше много добре приет и има положително въздействие върху всички участващи страни.

Чрез гладкото протичане на онбординга, своевременната информация, която получават, и намаляването на стреса по време на въвеждане проектът допринесе за по-висока удовлетвореност и ангажираност на служителите.

Автоматизациите, които намаляват ръчните дейсти при HR, IT и директните мениджъри, предоставят облекчение на екипите, което им позволява да се съсредоточат върху по-стратегически инициативи.

Какви ресурси – като време, финансови и други, Ви костваше?
Що се отнася до финансовите ресурси, разходите за закупуване и внедряване на приложението бяха в рамките на отпуснатия бюджет за проекта. Основната инвестиция в ресурси беше времето, тъй като изискваше участието на служители от няколко екипа във фокус групите, които осъществяваха фазите на тестване и внедряване.

Какви резултати искахте да постигнете с проекта и какво реално постигнахте?
Проектът доведе до по-безпроблемно интегриране на новите служители в културата и ценностите на компанията. Това се отразява в по-високата ангажираност и чувство за принадлежност, отчетени от новоназначените служители, както и по-бързото им адаптиране към работния процес.

Освен това дава възможност на новите служители бързо да установят връзки с колеги и мениджъри независимо от тяхната локация, което доведе до по-подкрепяща работна среда. Всичко това спомогна за подобряване на цялостната комуникация и обратна връзка в компанията.

Като цяло постигнахме целите, които си поставихме и сме много доволни от резултатите. 

Кои бяха най-големите предизвикателства и как ги преодоляхте?
Едно от най-големите предизвикателства, с които се сблъскахме, беше управлението на различните очаквания и изисквания на заинтересованите страни. За да преодолеем това предизвикателство, сформирахме фокус групи с представители от всеки заинтересован екип и проведохме множество кръгове от сесии за обратна връзка, за да усъвършенстваме дизайна на процеса.

Друго предизвикателство беше да се гарантира, че процесът на въвеждане е последователен в различните местоположения и екипи, като същевременно позволява известна гъвкавост за адаптиране към местните нужди. 

И накрая, трябваше да се гарантира, че приложението е удобно и интуитивно за потребителя, така че новите служители да могат да се ориентират лесно в него.

За целта проведохме обширни сесии за тестване и обратна връзка с потребителите, за да гарантираме, че приложението е лесно за използване и разбиране, и направихме необходимите корекции.

С какво най-много се гордеете с този проект?
Гордеем се с работата, която свършихме, и сме развълнувани да видим как този проект значително подобри преживяването на новоназначените служители и спомогна за поддържането и укрепването на нашата уникална фирмена култура. Положителната обратна връзка и високите нива на удовлетвореност както от новонаетите, така и от настоящите служители са свидетелство за успеха на проекта.

Запознайте ни с Вашия HR екип – колко и какви са HR професионалистите в него, каква е тяхната експертиза?
Екипът ни се състои от шест висококвалифицирани професионалисти в областта на човешките ресурси, които са с опит в различни области, като набиране на персонал, отношения със служителите, компенсации и придобивки, обучение и развитие и анализ на човешките ресурси. Нашият екип непрекъснато подобрява своите знания и умения, чрез различни програми за обучение и сертификати, като се стараем да осигуряваме най-високо качество на обслужване на нашите настоящи и бъдещи служители, както и на компанията като цяло.

Какви нови HR проекти планирате?
В момента сме стартирали проект за разработване на цялостен процес за напускане на служителите  с акцент върху поддържането на положителни отношения с компанията и насърчаване на ангажираността на бившите ни служители. Ние вярваме, че процесът на напускане е също толкова важен, колкото и процесът на въвеждане, тъй като може да окаже значително влияние върху репутацията на компанията и бъдещите усилия за набиране на персонал.

Вижте профила и актуалните позиции за работа на Playtech Bulgaria Ltd в Jobs.bg

Вижте какви  продукти разработва Playtech

ВИЖТЕ ОЩЕ ОТ РУБРИКАТА HR ПРОЕКТИТЕ:

4-дневна работна седмица в Менпауър
Решения за управление на човешките ресурси, IBS
Синергия в HR екипа - най-добрата предпоставка за удовлетворени колеги, Kaufland България
Jira4PDR, Endava
Многообразни проекти за различни предизвикателства, bTV Media Group
Локалните и регионални проекти на Endava
Проекти за бизнес, HR и социална ефективност, „Вива Kредит“
Добротворчеството в „Ейч Пи Инк България“
Корпоративен уелнес, Playtech
Империум на CASH CREDIT
Employee Value Proposition = EVP на „Райфайзенбанк“
EVN Презареждане
Contipso Learning