По какво се отличават компаниите, които прилагат agile?

Младен Томов – основател на CoTransition, със силен фокус върху ползотворното прилагане на гъвкави методологии като Scrum и Design Thinking. Сертифициран ICF ACC коуч Снимка: Economy.bg

Младен Томов е основател на CoTransition. Има близо 20 годишен опит в софтуерната индустрия, като е заемал различни роли. Започва като софтуерен инженер, но разширява опита си с роли в управление на проекти, екипи и продукти, като последователно заема ролята на Scrum Master, Product Owner, Product Manager, Software Engineering Manager, преди да стартира CoTransition – с фокус върху обучения, коучинг и Agile консултиране на компании. Младен работи със силен фокус върху ползотворното прилагане на гъвкави методологии като Scrum и Design Thinking. Освен това е и сертифициран ICF ACC коуч с натрупани близо 500 часа индивидуален и екипен коучинг за различни клиенти.

С Младен разговаряхме по какво се отличават компаниите, които прилагат agile, защо не е само за IT компании и как да започнем да прилагаме този подход.

Mладен, бихте ли ни разазали каква е идеята на agile?
Цялата идея, формулирана като начин на работа, е изключително адекватна за динамичната среда, в която живеем и работим. Промените са навсякъде около нас и тази динамика често създава нестабилност и несигурност, трудност да предвидим събитията. Множество различни фактори си взаимодействат и допълнително катализират промените. Това прави трудно вземането на решения.

И всъщност в последните години това е реалността не само за софтуерната индустрия, която традиционно е свързвана с този гъвкав начин работа, но и за останалите сектори, където предвидимостта също намалява. Самият характер на работата става все по-комплексен, не просто сложен. Изискват се повече експерти със специализирани умения, които да работят заедно за обща цел, за да решат даден проблем. Традиционният стил на мениджмънт, при който имаме на върха един човек, който планира всичко, знае всичко как става и може да каже ти как да си вършиш работата – това вече не е приложимо в тази комплексна реалност.

С подобна динамика просто не може да очакваш, че ще направиш детайлен план за няколко години напред и сляпо ще го следваш. По-скоро щом правим нещо, което не е тривиално, което е иновативно, и то в доста динамична среда, често дори не знаем какво не знаем, докато не направим реални действия и не получим обратна връзка.

И това, което е необходимо, е система от вярвания, ценности, принципи, практики, която позволява на екипите да си сътрудничат ефективно с цел създаване на за иновативни и фокусирани върху нуждите на заинтересованите страни и пазара решения. За целта работата често се случва на кратки итерации, на малки стъпки, което позволява да се носи стойност по-бързо и често, да се получава обратна връзка и това да дават увереност, че се върви в правилната посока.

Обикновено какво искат да променят компаниите, когато се обръщат към Вас и искат да започнат да прилагат agile?
Причините, които карат компаниите да търсят по-гъвкав начин на работа са няколко.

Все повече организации осъзнават, че е важно да дават стойност на клиентите си достатъчно бързо, за да не изпуснат пазарната възможност. Защото може да имаш правилната идея, но ако я реализираш с години, тенденциите вече са се променили. И е важно бързината да не е за сметка на качеството. Понякога организациите вече губят бизнес заради забавяне.

Друга нужда е способността да вземат навременни и съгласувани решения при ясни приоритети и да действат в консенсус. Да се върви в една посока с прозрачност по отношение на прогреса, но също така и по отношение на пречките и рисковете. Често прозрачността е едно от първите неща, които заинтересованите страни споменават.

Компаниите искат да подобрят разбирането си за нуждите на клиентите и пазара. Без това да е налично, няма как да вземеш решение, което да отговаря на тези нужди, да правиш правилните неща, които пазарът очаква и за което впоследствие да бъдеш възнаграден с по-добри финансови резултати.

Това, което се отнася за всяка компания, която иска да е адаптивна и конкурентна на пазара без значение с какво се занимава. Всяка компания ли може да използва agile?
Всъщност през последните месеци има такава тенденция за запитвания за обучения и консултации от различни компании. Те просто търсят начин да са по-успешни в съвременната динамична среда. Както казах, става все по-трудно да се предвиди какво ще е след няколко месеца и да се придържаме стриктно към първоначален план, защото той може би няма да е адекватен във времето. Така че отговорът ми е – да.

Виждам, че има все по-голям интерес и от компании извън IT бранша. Идват запитвания от компании от различни индустрии – производствени компании, сейлс екипи, дори агенции за подбор. В крайна сметка всяка компания има нужда да дава повече добавена стойност, да управлява проектите си по-успешно и уверено и да има съгласуваност между стратегическите планове и изпълнението.

Важно е обаче да се подчертае, че с всяка компания се работи индивидуално, съобразно размера на компанията, спецификата на дейността и конкретните подобрения, които се очакват. Следва се ясен подход, но практиките се адаптират към съответния контекст и дейност на компанията, както и съобразно казуса, за който са ни потърсили.

Хубавото е, че през годините се сформира едно ядро, екип от експерти с различен опит. Експертизата на компанията включва технологичен, продуктов, маркетинг опит, професионален коучинг, обучение и организационна психология. Това дава възможност да се донесе много повече стойност на клиента, отколкото би могъл само един agie консултант, може да съдействаме на организационно ниво, а не само на ниво екип. Партнираме си и с международни компании, така че постоянно да разширяваме знанията си.

По какво се познават компаниите, които прилагат agile?
Те са адаптивни, вземат решения бързо. Успяват да се възползват от възможностите, които средата предлага, като същевременно запазват фокус и върху стандартните си операции.

Действат съгласувано на стратегическо и оперативно ниво, като периодично преглеждат приоритетите си. Имат ясни и мотивиращи цели, всеки в организацията ги разбира и допринася за тяхната реализация.

Тези организации разбират по-добре нуждите на потребителите си, на пазара като цяло, търсят често обратна връзка и я използват в планирането на бъдещите си действия.

Експертите в тези организации участват във вземането на решенията и са ангажирани с изпълнението им, предлагат подобрения в процеса и начина на работа. Хората се чувстват уверени и сигурни, в това число да посочват проблеми и да предлагат и внедряват сами решения и подобрения. Ролите са ясни, а хората си взаимодействат в процеса на създаване на стойност.

Има обективни параметри – колко време минава от генерирането на идеята до пускането на пазара, колко доволни са клиентите ни и дали биха ни препоръчали. Как се чувстват хората, които работят в компанията, и доколко са ангажирани. Каква част от приходите ни са на база продукти и решения, въведени в последно време.

Тази гъвкавост помага на организациите не само да са по-успешни оперативно, но също така и по-лесно да привличат талант, което пък обезпечава успеха в бъдеще.

Вече почти няма ИТ компания, която да не споделя, че прилага agile. Какви са Вашите наблюдения? Това наистина ли е така?
Със сигурност мога да потвърдя, че колегите го правят. Ако най-общо разделим ИТ компаниите на продуктови и сървис компании, и за двата типа компании е особено важно да бъдат бързи и ефективни.

За продуктовите компании е ключово да могат да съгласуват амбициозната визия за продукта си с надеждна и навременна доставка, както и това да не е за сметка на качеството на резултата или атмосферата в екипа. За да създадеш успешен продукт, се изисква да си наистина свързан с пазара и неговите нужди. Изисква се и да привлечеш необходимия талант, но и чисто процесно и оперативно тези експерти да успеят да се сработят и да носят стойност.

При сървис компаниите най-малкото клиентите им очакват надеждност, прозрачност и навременни резултати. При тях има сериозен натиск да доставят все повече стойност за клиентите, за да могат да са глобално конкурентни. Иначе влизат във водеща надолу спирала, ако започнат да се конкурират само с ниска цена. При тях ползата от надеждни и предвидими резултати е най-бърза, а първите резултати от инвестицията в екипа се забелязват практически незабавно.

Бихте ли разказали какъв е процесът, ако една компания реши да започне да прилага agile и как се случва на практика?
На първо място, ако се работи на организационно ниво, е важно да се изясни мотивацията, защо се търси подобен тип промяна. Важна е работата със спонсорите на подобна инициатива, за да се определят ясно проблемите и съответно желаните резултати.

Ключово е да имаме и ясно разбиране в лидерския екип, тъй като това са хората, които могат да правят структурни и процесни промени в една компания. Без подкрепа от лидерите промените са много трудни, дори невъзможни. Така че кратката първоначална диагностика започва с интервюта и фокус групи, за да разберем по-добре контекста. Съобразяваме се с текущото състояние на организацията и се работи с подход, базиран на постепенни промени. Работи се с лидерите в организацията и пряко с хората, чиято работа се очаква да се промени. Важно е те да бъдат включени в процеса на промяната и нещата да се правят с тях, а не за тях. Ролята на консултанта тук е да подпомага случването на тези промени, като работи съвместно с хората и ги насочва към подходящите стъпки, които да придвижват организацията към желаните резултати.

Често в началото може да стартираме с обучение, за да бъдат всички съгласувани относно подхода, да се разбира и знае какво се цели. Добре е, когато хората чуят определени неща заедно и получат отговор на конкретните си въпроси. Обученията са интерактивни и забавни, дават възможност за много дискусии и често са и нещо като малък тиймбилдинг.

Участието на хората е ключово, важно е да може да ги спечелим, така да се каже. Те най-добре знаят спецификите на дейността си и кои промени биха могли да дадат позитивен резултат. Залагаме на коучинг на екипите и лидерите. Щом се видят резултати това дава допълнителна увереност.

Чрез тази съвместна работа се променят постепенно и итеративно процесите и начинът на работа, а често и структурата, така че хората, които трябва да работят заедно и създават стойност, да могат да го правят по-лесно. Това води до промяна и в културата в организацията и в крайна сметка в начина, по който тя се управлява. Не може да започнем директно от културата, не може да кажем на хората просто да бъдат гъвкави.

Типично колко време би отнело на една организация, ако реши да промени начина, по който работи?
Много зависи колко е голяма организацията и как оперира към момента. Ако става въпрос за малка компания или идеята е да се подобри просто изпълнението на проекти, обикновено промените се случват много бързо. Често едно обучение и подкрепа за известно време води до значителни видими резултати.

В по-големи проекти обикновено след първоначалната диагностика първо има етап на обучение, след което се избира пилотен проект, в който да се приложи новият начин на работа. Голяма стойност се усеща практически веднага – хората се съгласуват около важни теми, дискутират ключови въпроси заедно, вземат решения, прилагат инструменти.

Често срещана грешка, която правят някои компании, е, че решават да внедрят дадена модерна методология цялостно и наведнъж и да променят всичко много бързо. Това обаче отваря доста въпроси, на които към момента може да нямат отговор, води до много стрес и рядко е успешно.

Смятам, че тази нужда от яснота и структура може да се постигне и когато промените се правят с подход, базиран на малки стъпки, с активно участие на хората, с конкретни действия и анализ на резултатите. Това дава възможност за постоянни подобрения, но също така и да се идентифицират внимателно потенциалните трудности пред последващия растеж и да се подготвим адекватно.

Така и хората са по-склонни да се ангажират с нов начин на работа, намалява се притеснението от новото. След като се видят първоначалните резултати, те подпомагат промените и сред останалата част от организацията, по-лесно се припознават промените и се избягва съпротивата.

Всяка организация е уникална и сама по себе си представлява сложна адаптивна система. Така че избраните интервенции трябва да се прилагат съобразно контекста.

На база на практиката Ви кои са най-големите предизвикателства в този процес?
Най-трудното е да се възприеме agile на организационно ниво – поради това е ключово да има ясна мотивация за промяна и подкрепа от страна на лидерския екип.

Конкретни практики и инструменти могат веднага да се приложат и хората виждат полза на момента. Например правим по-кратки дневни срещи, максимум 15 минути, така ни остава повече време за останалата работа. Визуализираме изпълнението на работа, което подобрява синхронизирането, всеки е наясно с напредъка или пречките. И това веднага започва да се прилага и да носи полза.

Промените в процесите на работа, в начина на управление обаче отнемат повече време. Може да изникнат пречки от различен характер. Често се работи с лидерите в компанията в серия от уъркшопи по теми свързани с ролята на лидера, работата с екипите, фасилитиране на срещи, ефективна комуникация и обратна връзка, промените. Това се прави, за да ги подпомогнем. Работи се и за изграждане и вътрешния капацитет на компанията за обучение, фасилитиране и прилагане на наученото в практиката.

Истинската гъвкавост е на ниво организация – ние като компания да виждаме какво се случва на пазара, съответно да се учим какво работи, какво не работи и да се възползваме от възможностите по най-добрия начин. Когато това е синхронизирано и с различни департаменти като маркетинг, финанси и дори HR.

Промяната и непрекъснатото подобрение трябва да бъдат устойчив навик, постоянен процес на активно експериментиране, обратна връзка, учене от опита и оптимизиране на резултатите.