Много трудно компаниите могат да въведат обратно модела на 100% присъствие в офиса

Емил Евтимов - директор „Правни консултантски услуги“ в KPMG България (вляво), и Георги Николов - старши мениджър с над 20 години професионален опит в KPMG България

Вече над година и половина много работодатели продължават да прилагат дистанционни форми на труд, а очакванията са смесеният режим на работа да остане норма и в бъдеще. Адаптираха ли вече правните и данъчните си политики компаниите към този режим на работа и къде продължават да срещат трудности и предизвикателства? Има ли значение дали сме в извънредна епидемична обстановка, или не? Ще се налагат ли промени при излизане от нея? Какви нови тенденции и трайни модели в трудовоправните отношения можем да очакваме в бъдеще?

Емил Евтимов - директор „Правни консултантски услуги“ в KPMG България, и Георги Николов - старши мениджър с над 20 години професионален опит в KPMG България, коментират пред Economy.bg трудовоправните предизивкателства в новите условия на работа.

Емил Евтимов е директор „Правни консултантски услуги“ в KPMG България, адвокат от Софийската адвокатска колегия, с над 15 години опит като юрист. Емил отговаря за предоставянето на трудовоправни консултации, преструктуриране на персонал, колективно трудово договаряне, процесуално представителство по данъчни и трудови дела, ръководи инвестиционни проекти на български и международни компании.

Адаптираха ли вече правните и данъчните си политики компаниите към хибридния режим на работа и къде продължават да срещат трудности и предизвикателства?
Живеем в интересни времена, през които много бързо се промениха нагласите и очакванията както на служителите, така и на работодателите. Наложиха се практики, които се наблюдаваха и преди пандемията на глобално и на национално ниво, като например гъвкаво работно време; дигитализиране на трудовоправните отношения; работа извън офиса, която се даваше по-скоро под формата на допълнителна придобивка; подобряване на баланса между личен и професионален живот и т.н.

Работата от разстояние бе утвърдена и от здравните власти като една от най-ефективните противоепидемични мерки срещу разпространението на коронавируса.

В началото на пандемията възможността за работа извън офиса се прие с голям ентусиазъм, но сега категорично можем да кажем, че е предпочитан смесеният режим на работа от офиса и извън него.

Въпреки безспорните предимства на работата от разстояние продължителните периоди на откъсване от работното място изведоха на преден план няколко съществени недостатъка, а именно: социалната изолация, липсата на взаимодействие между колегите и адекватен обмен на информация, трудности при наемане и интервюиране на хора, невъзможност за пълноценно обучение на младите служители. 

Една част от компаниите успешно се адаптираха към смесения режим на работа, докато други все още са в процес на разработване на политики и системи за нова организация на работата.

Много работодатели са изправени пред това предизвикателство и необходимостта от: 

—регламентиране на правата и задълженията на страните и на условията за полагане на труд при „смесен режим на работа“ във вътрешни актове и политики, в индивидуалните трудови договори или допълнителни споразумения към тях;

—осигуряване на техническо и офис оборудване, консумативи, комуникационни канали, VPN връзки, интернет свързаност и т.н.;

—осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд на отдалеченото работно място;

—подписване и връчване на трудовоправни документи;

—защита на информацията и киберсигурност и т.н. 

Предизвикателство също се оказа данъчното и счетоводно третиране на разходите, които работодателят поема във връзка с работата от разстояние.

Предвид стремежа на работодателите да защитят максимално здравето на служителите си, да следват групови политики и/или бъдат иновативни/атрактивни, се правят промени в  политиката, свързана със социалните разходи, чието правилно счетоводно и данъчно третиране е важно да бъде своевременно определено, тъй като е възможно да повлияе както на възнаграждението на служителите, така и при определяне на тежестта, която следва да понесе работодателят.

В тази връзка част от предизвикателството за компаниите е в това да успеят да адаптират социалната си политика по начин, който да не създаде потенциални данъчни рискове, свързани с третирането на новите разходи, които поемат във връзка с работата от разстояние.

При работа на служител от чужбина предизвикателство е на базата на конкретните условия да се определи дали за дружеството не е възможно да възникне място на стопанска дейност извън България,  дали лицето подлежи на облагане и осигуряване в тази друга държава, кой ще носи задължението да декларира и внася съответните данъчни и осигурителни задължения: самото лице или неговият работодател, как ще повлияят подобни обстоятелства върху възнаграждението на лицето и т.н. 

Всички тези обстоятелства трябва да бъдат проверени предварително, за да се минимизира рискът от потенциални проблеми и санкции от данъчните власти. В последната година това започна да се превръща и във важен фокус за самите данъчни власти, които все по-често правят подобни проверки.

Георги Николов e старши мениджър с над 20 години професионален опит в KPMG България. Георги е експерт в областта на корпоративното подоходно облагане, данък при източника, прилагане на СИДДО, съдействие при данъчни ревизии. През годините Георги е имал водеща роля в много на брой проекти за анализ и консултации на данъчната позиция на компании от различни индустрии.

Могат ли работодателите да налагат ограничения относно местоположението на работа? Докъде се простира правото на служителите да избират откъде да работят и необходимо ли е мястото да е предварително дефинирано?
Работата от разстояние и смесеният режим на работа имат изцяло доброволен характер и в тази връзка страните по трудовото правоотношение разполагат със свободата да договорят условията за полагането им, разбира се – при спазване на установените нормативни ограничения. 

В тази връзка, въпрос на взаимна договореност е откъде служителят ще полага труд, когато се намира извън помещенията на работодателя – дали от неговия дом или от някое друго място, свободно избрано от служителя. Няма пречка служителят да изпълнява задълженията си и от няколко различни места, но при сега действащата правна уредба това следва да е писмено уговорено между страните.

Работното място трябва да бъде изрично посочено в трудовия договор или допълнително споразумение към него, макар на практика множество работодатели да допускат служителите самостоятелно и едностранно да определят откъде да работят. 

Страните могат също да уговорят кога служителят ще извършва служебните си задължения от разстояние и кога в помещенията на работодателя. 

Разбира се, работодателят има право да прецени дали да се съгласи служителят да изпълнява задълженията си едновременно от няколко различни места, защото това е свързано с допълнителна тежест за него, а именно – осигуряване на техническа обезпеченост, на здравословни и безопасни условия на труд, провеждане на инструктажи, и т.н. 

В практиката ни наблюдаваме, че работодателите често предпочитат да ограничат възможността за полагане на работа от разстояние до адреса на дома на служителя. Има и компании, работата за които се извършва от различни населени места, включително и от чужбина, което крие рискове, например данъчни, осигурителни, невъзможност работодателят да изпълни задължението си да гарантира здравословни и безопасни условия на труд, практически затруднения при връчване на документи, промяна на подсъдността при трудови спорове и т.н. 

Всички тези рискове са причина друга част от работодателите изрично да изключват възможността за работа от разстояние от чужбина чрез регламентиране на ограничения във вътрешните си политики.

По какви казуси/въпроси в сферата на трудовото право най-често се консултират с Вас компаниите? Какви грешки най-често допускат и как биха могли да ги избегнат?
Клиентите, с които работим поддържат документацията си в съответствие със законодателството, като по този начин осигуряват прозрачност и сигурност в отношенията със служителите си.

Запитванията, които получаваме, са насочени към сложни и специфични казуси, както и към документиране на обществени отношения, чието проявление често изпреварва уредбата им в законодателството.

Както посочихме по-горе, в момента работим по проекти за въвеждане на смесен режим на работа и електронни трудови досиета, разработваме специфични вътрешни политики и процедури за заявяване/разрешаване на работа от разстояние, за оптимална организация на работата и отчитането й, данъчно и осигурително третиране на задължителните разходи на работодателите и допълнителни придобивки, които предоставят. 

За клиентите ни е много важно да осигурят баланс между професионалния и личния живот и в същото време да гарантират здравето на служителите си във време на пандемия. Предизвикателство за някои работодатели представлява бързото адаптиране към новата реалност, разбиране на задълженията на страните и на условията при сегашната уредба на полагането на работа от разстояние – например относно осигуряването, използването и поддръжката на техническото оборудване; възлагане и отчитане на задачите; поемане на разходите, свързани с работата и т.н.

Има ли значение дали сме в извънредна епидемична обстановка, или не? Ще се налагат ли промени при излизане от нея?
Извънредната епидемична обстановка със сигурност задължава, но може и да се използва за добър повод за въвеждане на отдавна отлагани промени, за които говорим сега. 

От трудовоправна гледна точка работодателите са задължени да прилагат засилени противоепидемични мерки на работното място; да допълват оценките си за риска; да провеждат извънредни инструктажи; когато и където е приложимо – да организират работата в дистанционна форма.

Създадена беше и нормативна възможност работодателите едностранно да въвеждат работа от разстояние при обявено извънредно положение или обявена извънредна епидемична обстановка, както и право на служителя да работи извън офиса, ако се установи, че е близък контактен на заразен с коронавирус. Промениха се и някои разпоредби, свързани с неплатения и платения отпуск, зачитането на трудов и осигурителен стаж.

При отмяна на извънредната епидемична обстановка е възможно някои от нормативните разпоредби да бъдат отменени, а част от установените към момента работодателски практики – да отпаднат. Има и такива обаче, които доказаха своята полезност и ще продължат да действат и занапред.

Какъв съвет бихте дали на работодателите за предстоящата 2022? Имате ли нещо като чек-лист с необходими промени/допълнения в сферата на трудовите правоотношения, с които трябва да се съобразят?
Към днешна дата има внесени законопроекти за изменения на трудовото законодателство относно електронната трудова книжка и икономически мерки за подпомагане на служители и предприятия. Обществената дискусия за по-добра регулация на трудовите правоотношения тече с пълна сила. Необходимостта от промяна на Кодекса на труда се изтъква периодично от работодателски организации, синдикати, специалисти по управление на хора. 

Не може и не трябва да очакваме, че всички открити въпроси ще бъдат изрично решени от законодателя, тъй като по някои от тях следва да се прилагат и тълкуват съществуващите разпоредби на Кодекса на труда, общите принципи на правото, решенията на Съда на ЕС и българските съдилища и добрите практики, които не противоречат на закона. 

Конкретно за работата от разстояние, считаме че има нужда от регламентиране на възможност за работа от чужбина, работа отвсякъде, по-специфична регламентация на въпросите, свързани с осигуряването на здравословни и безопасни условия на труд, третиране на трудова злополука, настъпила у дома, възможности за въвеждане на различни системи за възнаграждения на служители, които са в офиса и извън него и др.

В частност, по отношение на въвеждането на смесен режим на работа бихме посъветвали работодателите да не отлагат и да регламентират условията за работа от разстояние най-малко в трудовия договор или в допълнително споразумение към него, като допълнително могат да доразвият приложимите правила във вътрешни политики. 

Въпреки практическите трудности, работните условия следва да отговарят на изискванията за здраве и безопасност, за което работодателите е препоръчително да се свържат с обслужващата ги служба по трудова медицина и да консултират какви допълнителни задължения имат и какви мерки следва да предприемат във връзка с извънредната епидемична обстановка.

Считаме, че ясните отношения между служител и работодател са предимство за работодателите при наемане и задържане на служителите, предизвикателства, пред които работодателите ще бъдат изправени и в бъдеще.

С оглед на промените от началото на пандемията какви нови тенденции и трайни модели в трудовоправните отношения можем да очакваме според Вас в бъдеще?
Последните проучвания на KPMG сочат, че най-оптималният режим на работа е „смесеният“ или „хибридният“, при който служителите могат да работят както от офиса, така и от друго, свободно избрано от тях място. Най-често това е домът им, но хората работят от плажа, от планината и други места. 

Много трудно работодателите могат да въведат обратно модела на 100% присъствие в офиса особено ако искат да са гъвкави в подбора и да задържат служителите си.

Вече се натрупват и решават конкретни казуси от практиката, които ще повлияят на развитието на националната и европейска регулаторната рамка, както и на съдебната практика.

На дневен ред както в България, така и в ЕС е въвеждане на различни форми на облекчение на служителите и осигуряване на баланс между работата и личния живот, единни критерии към минималната работна заплата в държавите от ЕС, по-кратка работна седмица, дигитализиране на трудовите правоотношения и работните процеси; включително чрез въвеждане на електронно трудово досие; дигитализиране на правораздаването, включително на това по трудови спорове.