Какво е да си HR във време на пандемия: Борислава Дякова, Модис

Борислава Дякова заема позицията HR, Legal директор, като е и Local Privacy Lead в Модис България. Има над 11 години опит в управлението и администрацията на човешките ресурси, както и в сферата на трудовите правоотношения. През 2013 Борислава се присъединява към екипа на Адеко България, а по-късно, през 2018, оглавява HR и Legal функциите в новосъздадената Модис България, също част от Adecco Group. На своята позиция Борислава има отговорната задача да обедини усилията на екипите, отговарящи за човешките ресурси в организацията, част от която са близо 1400 служители. Това включва екип „Подбор“, HR администрация, HR бизнес партньори, както и екип „Обучение и развитие“. В условия на пандемия и необходимост от незабавна реакция за запазване здравето на служителите и продължаване на нормалната работа Борислава има ключова роля на лидер в организацията през последната година

2020 и 2021 бяха различни! Изискваха адаптивност и бързи решения, а ролята на HR-а беше ключова. Специалистите по човешки ресурси трябваше да дават адекватни отговори в непредвидима среда, да вземат своевременни решения, с които да опазят здравето на служителите си, но и да осигурят непрекъснатост на бизнес процесите. Да реорганизират режима на работа, да ангажират, мотивират и привличат хора в онлайн среда, но и да поддържат връзката с тях жива... И всичко това в бързопроменящи се и екстремни условия, за които никой не беше подготвен.

Какво е да си HR във време на пандемия попитахме HR професионалисти във водещи компании от различни сектори в страната. Борислава Дякова - HR, Legal директор на Модис България, разказва пред Economy.bg за предизвикателствата в новите условия на работа.

Кои бяха най-големите предизвикателства, с които се сблъскахте през изминалата година и половина и как се справихте с тях?
През изминалата година бяхме изправени пред една безпрецедентна ситуация и предизвикателството да променим своите отношения с близките, да открием нови занимания и да се адаптираме към необичайни методи за работа и общуване.

Това беше една изключително динамична, но и успешна година за мен и екипите, които управлявам. От началото на 2020 г. моята роля на HR директор се промени и обедини под шапката си всички HR екипи в компанията. Аз отговарям за работата на административния HR екип, на L&D екипа, на HR Business партньорите, на отдел „Подбор“, а също и на екипа, който се занимава с международния подбор. Един от основните ми фокуси бе да обединя тези няколко екипа и хората, работещи в тях да почувстват, че са част от една организация и имат пълна подкрепа.

Появата на COVID-19, обявяването на пандемия и извънредно положение с всички последствия, на които станахме свидетели за последната година и половина, дадоха отражение на цялостната организация на работните процеси, като изправиха работодателите и компаниите пред взимането на трудни решения. Ситуацията изискваше изключително бързи и навременни реакции с цел запазване здравето на служителите, но и заедно с това подсигуряване непрекъснатост на бизнес процесите.

Първата ни задача беше свързана с организацията по преминаване от работа в офис среда към дистанционна работа. В рамките на само една седмица и благодарение на екипната работа на всички нива в организацията успяхме да изпратим всичките ни над 1200 служители да работят от вкъщи, осигурявайки им цялостното оборудване и техника, нужни, за да изпълняват ежедневните си дейности.

Име: Модис
Сфера на дейност: Технологични решения в сферата на софтуерното инженерство, IT и BPO аутсорсинг услуги
В България е от: 2005 г., но под името Модис от 2018 г.
Брой служители глобално: над 30 000
Брой служители в България: над 1300
Офиси в България: гр. София, ул. Самара 2, Advance Busiess center 2; гр. Пловдив, ул. Васил Априлов 124А

Самият процес по работа от вкъщи предполага и изисква съобразяване с правните разпоредби. На практика всеки етап от трудовото правоотношение трябва да бъде облечен в правна форма, която, поради липса на закон, който приравнява електронното волеизявление към това дадено на хартиен носител, ни постави още в самото начало в неблагоприятна ситуация - между законовите изисквания и обезпечаването на нормалния работен процес. Правни трудности се срещат по време на целия цикъл по администриране на трудовото правоотношение при работа от разстояние - от момента на възникване, съществуване, изменение и дори прекратяване. Трябваше да проявим гъвкавост още преди приемането на Закона за извънредното положение и да преминем към изцяло онлайн администриране на трудовите правоотношения. За създаване на онлайн организация активно си партнирахме и консултирахме с юристите на Главна инспекция по труда относно възможностите, които имаме при работа от вкъщи, така че да спазим изискванията на трудовото законодателство и в същото време да отговорим на нуждите на бизнеса и нашите служители.

Срещнахме доста предизвикателства в процеса на адаптация към работата от разстояние поради липсата на социален контакт. В наша полза бяха усилията ни за дигитализиране на HR процесите, сред които тези по подбор и интервюиране на кандидати онлайн, както и обучение и развитие на служителите.

Кои от въведените от компанията мерки дават най-добри резултати?
Създадената организация за работа от вкъщи с цел предотвратяване разпространението на COVID-19 като мярка спомогна за запазване на здравето на нашите колеги. Разработихме инструкции за работа от вкъщи и създадохме процес за посещение на офиса при необходимост и спазване на всички необходими мерки спрямо законодателните изисквания и заповеди.

Дигитализирането на процесите в компанията е следващата мярка, която осигурява и обезпечава нормалното протичане на работните процеси особено в областта на управлението на човешките ресурси, както и в подкрепа на бизнеса.

Дигитализирахме целия процес по подбор с подготовка на екипа за провеждане на онлайн интервюта, като проведохме и 4 уебинара със съвети към кандидати за работа с над 150 участници.

Разработихме изцяло нова 5-годишна стратегия за обучение и развитие на служители, създадена, за да подкрепи HR и бизнес целите в организацията. Част от резултатите след нейното въвеждане са 471% ръст на броя уникални служители, преминали през обученията ни през изминалата година, над 5500 часа, прекарани в онлайн обучение от нашите служители, 6 обучителни програми и академии, 46 въвеждащи обучения и над 1500 часа езикови академии от март 2020г. до момента. Създадохме изцяло ново портфолио от обучения и предоставихме свободен достъп за всички служители до LinkedIn e-learning и Bookboon e-reading платформите. Само в рамките на първите 3 седмици след въвеждането на Bookboon e-reading имаме 2854 сваляния на електронни книги в 1337 категории - ресурси с огромна стойност за бизнеса и талантите в компанията.

С колегите от отдел HR Business партньорите организирахме и проведохме нашата програмата за кариерно развитие Modis Grow Smarter изцяло онлайн с 43 кариерни сесии, 18 водещи и над 600 участници в рамките на 6 седмици.

Въвеждането на 3 нови основни модула в системата ни за управление на човешки ресурси SAP SuccessFactors (Succession & Development, Performance & Goals; Scheduling Tool) на практика даде възможност на служителите да заявяват дистанционно своите отпуски, на преките ръководители - да ги одобряват, да планират работния график да изготвят присъствените форми, да отразяват от разстояние отсъствията, да измерват представянето на своите екипи, да определят и подготвят талантите.

Един от фокусите ни от самото начало на пандемията е информираността на нашите служители – прозрачна, регулярна, конкретна информация относно създалата се обстановка, въведените епидемични мерки в страната, мерките, които Модис България като работодател е предприел с оглед запазване здравето на служителите.

Започнахме да изпращаме информация относно рисковете от COVID-19, как да предпазим себе си, близките си и колегите. С въвеждането на извънредното положение, а след това и извънредна епидемична обстановка, стартирахме активна регулярна комуникация по имейл към всички колеги с информация относно ситуацията в страната, предприетите мерки, законови разпоредби, промени. Провеждаме регулярни конферентни разговори на всички служители с мениджмънта, на които се обсъждат различни теми, за да може служителите да се чувстват приобщени към организацията и да получават необходимата информация, да зададат своите въпроси и да споделят притесненията си.

Ежегодното ни проучване показа 93% удовлетвореност сред всички служители от наложения дистанционен режим на работа, осигурените условия на безопасен труд и цялостната организация на работния процес.

Кои нови практики ще запазите и след ковид пандемията?
Въпреки негативните последици от създалата се обстановка през последната година появата на COVID-19 и преминаването към работа от разстояние дадоха много силен и бърз тласък на дигитализирането и автоматизирането на работните процеси, без това да влоши резултатите на бизнеса. Със сигурност ще продължим да се развиваме в областта на дигитализацията, като вече разполагаме с план на глобално ниво с насока администриране на трудово-правните отношения, съобразено напълно със законовите изисквания, защита на личните данни и вътрешните ни политики.

Започваме и подготовка за създаване на условия за поетапно връщане към работа в офис среда, когато това е възможно и имаме пълна готовност. В такъв случай основен приоритет отново ще бъде запазване здравето на нашите служители и осигуряване на здравословна и безопасна работна среда в офис пространство.

В тази връзка ще бъде разгледана и политиката за работа от вкъщи, която имаме отпреди пандемията и ще работим в насока по-голяма гъвкавост, съобразена, разбира се, и с типа на бизнеса, услугите, които предоставяме, изискванията на нашите клиенти откъм подсигуряване на защита на данните, с които оперираме.

Ще продължим да се грижим както за физическото, така и за менталното здраве на нашите служители като осигуряваме непрекъсната, активна и прозрачна комуникация, обучения за управление на конфликтите. Организираме регулярни уебинари с различни специалисти, разработваме онлайн спортни програми и занимания за поддържане на физическата форма и менталното здраве на колегите.

Продължаваме и с въведената отпреди пандемията програма за психологическо консултиране (Mental Talks) като един от нашите методи за справяне с трудностите в онлайн среда и работа от разстояние.

Mental Talks е форма на консултиране, при която малка група хора обсъждат, взаимодействат и изследват общи теми, свързани с моментни състояния, проблеми в социалния живот, болестни състояния, конфликти на работното място и др. Тази форма за консултиране се стреми да осигури на участниците безопасно и удобно място, където те могат да получат информация за състояния, значими за тях, съвпадащи с темата на срещата, както и да изследват свързаните с тях емоционални неразположения. Участниците придобиват представа за собствените си мисли и поведение и предлагат предложения и подкрепа на другите.

През март месец, с обявяване на извънредното положение, променихме фокуса на програмата и я превърнахме във виртуална консултация. Имахме сесии за справяне със стреса, социалната изолация и дистанция. До момента са проведени различни сесии и уебинари на теми като „Щастие ... Какво знаем за него“ , „Как да управляваме ефективно парите си в кризисни времена“, „Управление на стреса в криза/Работа от дома“ - уебинар за мениджъри, „Какво е депресия и какво мога да направя за това?“. Осигурена е и телефонна зелена линия за консултации при спешна необходимост. Програмата се осъществява чрез външен партньор и е активна и към настоящия момент.

Какво е да си HR във време на пандемия разказват още: