Какви ще са ползите за служителите и работодателите от електронната трудова книжка и какви са предизвикателствата?

Данаил Кънчев - член на БАУХ и Управител на Dext в България. Снимка: Личен архив

До 2026 хартиената трудова книжка се очаква да бъде заменена с единен електронен трудов запис и да стане част от регистъра на заетостта към Национална агенция за приходите (НАП). Първата стъпка към промяната бе направена в края на май т.г., когато депутатите от 49-ото Народно събрание гласуваха на първо четене законопроекта. Очаква се окончателното му приемане да бъде през есенната парламентарна сесия.

България е единствената държава в ЕС, която все още поддържа трудовите книжки като документ на хартия. Какво ще се промени с въвеждането на електронната трудова книжка, какви ще са ползите за служителите и работодателите, какви са предизвикателствата и какво предстои?

За коментар по темата потърсихме Данаил Кънчев - член на Българска асоциация за управление на хора (БАУХ) и водещият експерт на БАУХ по всички теми, свързани с дигитализация на административните процеси и документи, които обслужват трудово-правните взаимоотношения и биват поддържани от работодателите. Данаил е Управител/Head of Administration на Dext в България. Има над 15 години опит в областта на управление на човешки ресурси, управление на проекти и администрация.

Г-н Кънчев, на какъв етап са дискусиите по законопроекта за въвеждане на електронна труда книжка и какво предстои?
Предложените изменения бяха приети от народните представители на първо четене през май тази година. След това се сформира работна група с представители на различните заинтересовани страни, участващи в процеса – и МТСП, и НОИ, и НАП, и представители на работодателите. БАУХ също се включи в работната група, като представител на асоциацията в нея сме аз и Лиляна Панайотова, член на БАУХ, старши бизнес консултант в Green Path, и професионалист с много опит в темата за администрирането на трудово-правните отношения и оптимизирането на тези процеси. Целта ни беше да изчистим текстовете в законопроекта, да обсъдим в по-голям детайл процеса, да постигнем консенсус по ключовите параметри, по които той ще протече. Например тази дискусия беше много полезна, за да се убедим всички ние, че именно НАП е най-подходящият администратор на регистъра. Първо защото в системата на НАП огромна част от данните, фигуриращи в трудовите книжки, вече са налични, те се подават от работодателите периодично. И второ, защото НАП е държавният орган, който има капацитета и ресурсите да поддържа този информационен масив. Изясни се също и че именно държавен орган е в положение да реши потенциални конфликтни ситуации – с несъответствия на данни, с погрешно въведени данни и т.н. 

Това което сега ни предстои, е да изчакаме връщането на народните представители от ваканция, за да бъде законопроектът разгледан и надяваме се гласуван и на второ четене.

Ако законопроектът бъде окончателно приет и най-после започне реално процесът по преминаване към електронни записи, кои ще са основните ползи за служители и работодатели, имайки предвид конкретните параметри на законопроекта и регистъра, който следва да замени хартиените трудови книжки?
Отпадането на хартиените трудови книжки ще доведе до редица ползи и като цяло ще улесни участниците в трудово-правните отношения - работодатели и ЧР специалисти, счетоводители и ТРЗ специалисти, и служители и работници. Административната тежест ще намалее.

Електронизацията ще доведе и до опростено и ускорено издаване на документи за пенсиониране. 

Не на последно място, дигитализацията гарантира прозрачност на информацията, лесен достъп по всяко време и от всяко място за служителя чрез съвременните методи за идентификация, и предотвратяване и елиминиране на трудово-правни измами.

Електронният запис елиминира рисковете от нечетлив почерк, избледняване на написания текст с времето, липса на подписи и печати, загуба или унищожаване на хартиената трудова книжка, респективно и данните в нея, и отпада цялата административна процедура и обикаляне по институциите с цел възстановяване на данни или издаване на нова трудова книжка на хартиен носител. Хора, които са губили хартиените си трудови книжки, знаят колко тежка и времеемка е процедурата по възстановяване на данните - преминава се  през Инспекцията по труда, през всички работодатели на това лице. А ако човек е работил при повече работодатели, ако някои от тях вече са преустановили дейността си, процесът се усложнява и забавя допълнително, причинява допълнителен стрес и пропуснати ползи за всички.

В новия законопроект е предвидено работодателят да не вижда всички данни за служителя – например размерът на заплатата при предишен работодател. Текущо използването на трудовата книжка противоречи на GDPR регламента, понеже лични данни на служителя се предоставят на работодателя без легитимен интерес, вкл. заплатата на служителя при предходен работодател. 

А къде виждате предизвикателствата в процеса по преминаване и след това на използване на новия електронен регистър?
Това ще е процес, който ще засегне милиони хора. И като такъв няма как да очакваме да протече напълно гладко, без непредвидени ситуации. Но точно заради всички ползи, които споменах, той трябва да се случи. Предизвикателства разбира се има. Има данни за една група трудови книжки – преди 1997 г., които все още не са дигитализирани по никакъв начин в съществуващите бази данни на НАП и работодателите ще трябва да ги предоставят. Технически грешки не са изключени. Сигурността на данните винаги е тема, която е на фокус и макар че според мен държавата напредва постоянно в управлението и минимизирането на възможни рискове тук, винаги има какво още да се подобри. Има немалка вероятност при засичането на данните от текущите хартиени книжки и наличната вече информация в системите на НАП да изникнат противоречия. Това е предизвикателство, но е и възможност, защото колкото по-рано се открият подобни противоречия, толкова по-голям е шансът те бързо да бъдат коригирани – много по-лесно, отколкото ако се установят след години, когато човек е пред пенсиониране например. Така че рискове няма как да няма в един толкова голям и широкомащабен процес, но всички те са оправдани от гледна точка на ползи, очаквани са и в този смисъл управляеми.

Кога очаквате, че вече ще можем да достъпваме данните от трудовите книжки изцяло електронно?
Ако законопроектът бъде приет и на второ четене, бих предположил, че за срок от около 2 години. Има доста неща да бъдат свършени – да се дигитализират данните от трудовите книжки, които все още липсват в системата на НАП, да се изгради интерфейсът на регистъра, да се изчистят детайлите по процеса, по достъпа и т.н. Но най-важното е да продължи да я има и политическата воля този процес да бъде доведен докрай – имайки предвид сложната и силно динамична политическа обстановка това е риск, който трябва да отчетем. 

Какви бяха причините за забавяне на това решение?
Причините за забавянето са комплексни. На първо място бих посочил факта, че нямаше ясна и споделена от всички свързани с темата институции визия за трудовата книжка - в каква посока изобщо трябва да бъде промяната, кой трябва да я инициира и реализира. Имаше дори предложение за нови хартиени трудови книжки, към което БАУХ и други организации на бизнеса реагирахме много остро, тъй като то не само не правеше стъпка към модернизиране на този архаичен документ, но и допълнително щеше да увеличи административната тежест върху работодателите. Политическата обстановка от последните години също допринесе за забавянето на промените, тъй като буквално на няколко пъти бяхме на крачка да се финализират обсъжданията, но с поредната промяна на правителството, процесът стартираше наново. Въпреки това политическата воля в последните две години наистина беше налице, готовността на редица организации, сред които и БАУХ беше налице, и успяхме да задвижим системата, да достигнем до този момент, в който наистина сме на една крачка разстояние от приемането на законопроекта за отпадането на хартиените трудови книжки.

През какви фази премина пътят до постигането на законодателни промени?
Процесът действително не беше лесен и е преминал през различни етапи. Но в последните няколко години можем да откроим няколко важни момента. Както споменах, през 2019 г. имаше опит от страна на правителството чрез промяна на Наредба за трудовите книжки и трудовия стаж да се смени форматът на хартиената трудова книжка. Този опит обаче срещна много остра реакция от редица организации на работодателите, от БАУХ също, тъй като щеше да създаде допълнителна административна тежест и да ни отдалечи още от естествената тенденция за модернизация и дигитализация на трудово-правните взаимоотношения. 

Но имаше и позитиви от цялата ситуация. Тя даде тласък на обсъждането на темата за дигитализация на трудовите книжки. Тогава се сформира и експертната работна група на БАУХ, за която припомних в началото на разговора ни, която излезе с конкретни предложения, касаещи съдържанието на електронната трудова книжка и необходимите нормативни промени. Те бяха изготвени с активното участие и с подкрепата и на други организации, за които темата е приоритетна: Асоциация за иновации, бизнес услуги и технологии (АИБЕСТ), Българска асоциация по информационни технологии (БАИТ), Българска асоциация на софтуерните компании (БАСКОМ), Българска предприемаческа асоциация (BESCO), Германо-Българската индустриално-търговска камара (ГБИТК), и Съвет на жените в бизнеса в България (СЖББ). Предложенията бяха готови тъкмо навреме, за да бъдат отправени към Комисията по труда, социалната и демографската политика и Комисията по икономическа политика, иновации и туризъм на 46-то Народно събрание, като поводът беше внесеният през юли 2021 г. Законопроект за изменение и допълнение на Кодекса на труда със сигнатура 46-154-01-14, който обаче така и не стигна до разглеждане преди разпускане на парламента.

Нов тласък беше даден с внесения от Божидар Божанов през май тази година Законопроект за изменение и допълнение на кодекса на труда 49-354-01-23, с който се предвижда отпадане на хартиените трудови книжки и замяната им с електронен регистър на заетостта, част от базата данни на НАП.